In der Welt des Projektmanagements ist eine genaue Kostenschätzung der Grundstein für den Erfolg. Dies liegt nicht nur daran, dass es dem Team hilft, während der Entwicklungsphase fundierte Entscheidungen zu treffen, sondern auch, weil es das Projekt vor einer schwierigen Lage bewahren kann. Nach der Definition des US Government Accountability Office besteht eine Kostenschätzung darin, „die verschiedenen Kostenelemente zu addieren und etablierte Methoden und gültige Daten zu verwenden, um die zukünftigen Kosten eines Projekts abzuschätzen, die auf dem basieren, was derzeit bekannt ist.“ p>
„Eine gute Schätzung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt.“
Viele Branchen sind heute einem steigenden Kostendruck ausgesetzt. Von der Konstruktion bis zur Softwareentwicklung kann ein Mangel an zuverlässigen Kostenschätzungen zu Budgetüberschreitungen und letztendlich zum Scheitern von Projekten führen. Nach Angaben des Bureau of Labor Statistics gibt es in den Vereinigten Staaten etwa 185.400 Kostenschätzer. Ihre Arbeit konzentriert sich auf die Entwicklung genauer Kostenprognosen und die Unterstützung von Unternehmen bei der Budgetplanung. Schon der kleinste Schätzfehler kann auf lange Sicht erhebliche Folgen haben.
Eine genaue Kostenschätzung gliedert sich im Allgemeinen in drei Aktivitäten: vorläufige Schätzung, detaillierte Schätzung und überarbeitete Schätzung. Verschiedene Branchen verfügen über unterschiedliche Kostenschätzungsmethoden, wie z. B. Baukosten, Herstellungskosten, Softwareentwicklungskosten usw. In der Baubranche ist es notwendig, einen detaillierten Kostenvoranschlag zu erstellen, da potenzielle Bauunternehmen sonst Gefahr laufen, den Zuschlag zu verlieren. Gelingt es nicht, den Zuschlag zu erhalten, wirkt sich dies nicht nur negativ auf den Umsatz aus, sondern kann das Unternehmen auch in Schwierigkeiten bringen.
„Ohne gute Schätzungen ist das Ergebnis der Ausschreibung unausweichlich: Die Arbeit wird letztendlich weniger Gewinn bringen oder sogar mit Verlusten rechnen.“
Korrekte Kostenschätzungen müssen die tatsächlichen Ausgaben vorhersagen können. Dies kann jedoch oft erst nach Abschluss des Projekts überprüft werden. Angenommen, für ein Projekt wurde eine vorläufige Schätzung von 1.252.000 US-Dollar vorgenommen und die endgültigen Ausgaben betrugen nur 1.172.451,26 US-Dollar, was bedeutet, dass die Schätzung nur zu 6,8 % genau war. Im weiteren Verlauf des Projekts können sich Änderungen des Umfangs oder der Bedingungen auf die Kosten auswirken. Deshalb muss ein qualitativ hochwertiger Kostenvoranschlag von einer detaillierten Dokumentation und Anleitung begleitet werden.
Die Entwicklung hochwertiger Kostenschätzungen folgt einer Reihe von Best Practices, einschließlich der klaren Identifizierung von Aufgaben, der umfassenden Einbindung in den Kostenvoranschlagsprozess, der Verwendung gültiger Daten und der Bestätigung der Projekterwartungen. Dies verbessert nicht nur die Zuverlässigkeit der Schätzungen, sondern gibt dem Team auch angesichts der Unsicherheit mehr Vertrauen.
„Wenn Sie genaue Kostenschätzungen erstellen möchten, müssen Sie bestimmte Best Practices befolgen.“
In immer mehr Fällen sollten Projektmanager mit zunehmender Genauigkeit von Schätzungen auch darüber nachdenken, ein Notfallbudget hinzuzufügen, um unbekannte Kosten zu bewältigen, die in der Zukunft anfallen könnten. Frühe Schätzungen erfordern aufgrund ihrer höheren Unsicherheit häufig höhere Notfallbudgets.
Alles in allem ist die Fähigkeit, genaue und zuverlässige Kostenschätzungen zu erstellen, von entscheidender Bedeutung für ein erfolgreiches Projekt. Ob es sich um ein öffentliches Infrastrukturprojekt oder ein privates Unternehmensprojekt handelt, die Auswirkungen dieses Schrittes sollten nicht unterschätzt werden. Natürlich muss in einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld immer noch darüber nachgedacht werden, ob Unternehmen flexibel auf Budgetherausforderungen reagieren können.