Dans le monde de la gestion de projet, une estimation précise des coûts est la pierre angulaire du succès. Ce n’est pas seulement parce que cela aide l’équipe à prendre des décisions éclairées pendant la phase de développement, mais aussi parce que cela peut sauver le projet d’une situation désespérée. Selon la définition du Government Accountability Office des États-Unis, l'estimation des coûts consiste à « additionner les différents éléments de coût et à utiliser des méthodes établies et des données valides pour estimer le coût futur d'un projet, qui est basé sur ce qui est actuellement connu ». p>
"Une bonne estimation est la clé d'un projet réussi."
Aujourd'hui, de nombreux secteurs sont confrontés à des pressions croissantes sur les coûts. De la construction au développement de logiciels, le manque d’estimations de coûts fiables peut entraîner des dépassements de budget et finalement l’échec du projet. Selon le Bureau of Labor Statistics, il existe environ 185 400 estimateurs de coûts aux États-Unis. Leur travail consiste à élaborer des prévisions de coûts précises et à aider les entreprises à planifier leur budget. Même la plus petite erreur d’estimation peut avoir des conséquences importantes à long terme.
Une estimation précise des coûts est généralement divisée en trois activités : l'estimation préliminaire, l'estimation détaillée et l'estimation révisée. Diverses industries ont différentes méthodes d'estimation des coûts, telles que les coûts de construction, les coûts de fabrication, les coûts de développement de logiciels, etc. Dans le secteur de la construction, il est nécessaire de préparer un ensemble détaillé d’estimations de coûts, sinon les entreprises de construction potentielles risquent de perdre l’offre. L’échec de l’appel d’offres affectera non seulement les revenus, mais pourrait également mettre l’entreprise en difficulté.
« Sans de bonnes estimations, l'issue de l'appel d'offres est inévitable : les travaux rapporteront finalement moins de bénéfices, voire entraîneront des pertes. »
Des estimations de coûts correctes doivent permettre de prédire les dépenses réelles. Toutefois, cela ne peut souvent être vérifié qu'une fois le projet terminé. Par exemple, supposons qu'un projet ait une estimation préliminaire de 1 252 000 $ et que la dépense finale ne soit que de 1 172 451,26 $, ce qui signifie que l'estimation n'est précise qu'à 6,8 %. À mesure que le projet progresse, tout changement dans la portée ou les conditions peut avoir un impact sur les coûts. C’est pourquoi une estimation de qualité doit être accompagnée d’une documentation et d’instructions détaillées.
L'élaboration d'estimations de coûts de haute qualité suit une série de bonnes pratiques, notamment l'identification claire des tâches, une participation approfondie au processus d'estimation, l'utilisation de données valides et la confirmation des attentes du projet. Cela améliore non seulement la fiabilité des estimations, mais donne également à l’équipe une plus grande confiance face à l’incertitude.
"Si vous souhaitez élaborer des estimations de coûts précises, vous devez suivre certaines bonnes pratiques."
Dans la plupart des cas, à mesure que la précision des estimations s'améliore, les chefs de projet doivent également envisager d'ajouter un budget d'urgence pour faire face aux coûts inconnus qui pourraient survenir à l'avenir. Les premières estimations nécessitent souvent des budgets d’urgence plus élevés en raison de leur plus grande incertitude.
Dans l'ensemble, être capable d'élaborer des estimations de coûts précises et fiables est essentiel à la réussite d'un projet. Qu’il s’agisse d’un projet d’infrastructure publique ou d’entreprise privée, l’impact de cette étape ne doit pas être sous-estimé. Bien entendu, dans un environnement commercial en évolution rapide, la question de savoir si les entreprises peuvent-elles répondre avec flexibilité aux défis budgétaires reste une question à laquelle il faut réfléchir ?