PENERAPAN METODE PROTOTYPING PADA PERANCANGAN APLIKASI SPPD KPPN MEDAN II BERBASIS WEBSITE

Abstract

KPPN Medan II is one of the government organization units at the Ministry of Finance. Where leaders and employees who work at KPPN Medan II always carry out official trips between cities and outside the city. With these conditions, making SPPD documents experiencing the intensity of official travel activities carried out by employees of KPPN Medan II can be said frequently. So that in making SPPD in KPPN Medan II is still using the manual method that is recording through Microsoft Word which in the sense is less effective and efficient. In naming employees who get official assignments, officers manually entering employee data that receives official travel letters are prone to being lost because data is manually written. The web-based SPPD application is built by applying this prototyping method which is expected to facilitate SPPD KPPN Medan II management officers in making SPPD that is effective, efficient, accurate, time-saving, and not prone to losing SPPD data of KPPN Medan II employees who will has made official trips due to the existence of a special database to accommodate all SPPD files. Keywords—application, SPPD, KPPN Medan II, website, prototyping. Jurnal Teknologi Informasi Mura Crystal Jelita LumbanTobing, Imanudin Vol. 11 No.01, Juni 2019 Universitas Bina Insan Lubuklinggau 9 I. PENDAHULUAN Sebuah perusahaan atau organisasi pasti ada pada aktivitas yang dimana karyawan atau anggota tertentu memiliki keperluan yang harus dilakukan diluar tempat kedudukannya, aktivitas ini juga disebut perjalanan dinas. Menteri Keuangan Republik Indonesia mengatur prosedur dalam melaksanakan perjalanan dinas, diantaranya PMK Nomor 113/PMK.5/2012 tentang perjalanan dinas dalam negeri bagi pejabat negara, pegawai negeri, dan pegawai tidak tetap. Sesuai dengan Pasal 1 Ayat (1) PMK Nomor 113/PMK.05/2012, yang berbunyi: “perjalanan dinas dalam negeri yang selanjutnya disebut perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang dilakukan dalam wilayah Republik Indonesia untuk kepentingan negara”. Sehingga aktivitas perjalanan dinas memang dilakukan hanya karena kepentingan negara, perusahaan, organisasi, atau yang berhubungan dengan jabatan sesorang, bukan karena kepentingan pribadi. Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Medan II merupakan salah satu unit organisasi pemerintah pada Kementerian Keuangan mempunyai tanggung jawab yang sama dengan unit organisasi pemerintah yang lain dalam mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik (good goverment). Oleh karena itu, pimpinan serta para pegawai yang bekerja di KPPN Medan II tersebut mayoritas Pegawai Negeri Sipil (PNS) selalu melakukan perjalanan dinas.Dengan keadaan tersebut maka pembuatan dokumen SPPD mengalami tingkat intensitas aktivitasperjalanan dinas yang dilakukan oleh para pegawai Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Medan II dapat dikatakan sering, namun walaupun keadaannya demikian di KPPN Medan II tidak ada database yang menyimpan data SPPD, sehingga penanganan SPPD masih sekedar saja atau disebut manual selain memerlukan banyak tenaga juga tidak tersistem secara baik. Perhitungan yang manual sering dijumpai banyak kesalahan, disamping boros waktu, boros materi dan boros tenaga. Untuk mengatasi keadaan tersebut maka dirancang dan dibangun aplikasi mengenai SPPD, database dibuat dalam format SQL. SQL merupakan sebuah bahasa (language) yang digunakan untuk mengakses data di dalam sebuah database relasional. Hingga saat ini hampir seluruh server database atau software database mengenal dan mengerti bahasa SQL karena mudah dipahami dan cepat dalam penggunaan. Sehingga setiap saat dapat dipanggil data-datanya dengan cepat, dan merupakan suatu aktifitas dari personal (pekerja) untuk menjalankan roda instansi tersebut. II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Surat Perintah Perjalanan Dinas Surat perintah perjalanan dinas atau dikenal dengan SPPD merupakan jenis surat tugas yang dibutuhkan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas kerja dan harus pergi ke daerah lain (misalnya ke luar kota).Beberapa contoh tugas atau kegiatan perintah selama perjalanan dinas berlangsung diantaranya seperti studi banding, klaim garansi, audit ke perusahaan cabang, rapat kerja nasional maupun pekerjaan-pekerjaan lain yang dilakukan di luar kota (tidak dilingkungan kantor penempatan kerja)[1]. 2.2 Aplikasi Secara istilah pengertian aplikasi adalah suatu program yang siap untuk digunakan yang dibuat untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna jasa aplikasi serta penggunaan aplikasi lain yang dapat digunakan oleh suatu sasaran yang akan dituju [2]. Jurnal Teknologi Informasi Mura Crystal Jelita LumbanTobing, Imanudin Vol. 11 No.01, Juni 2019 Universitas Bina Insan Lubuklinggau 10 2.3 Basis Data MySQL MySQL merupakan sebuah database developer yang bersifat free, MySQL menggunakan bahasa SQL yang sudah banyak digunakan saat ini. MySQL disebut juga software database yang memiliki banyak keunggulan dibandingkan database lain, seperti mudah penggunaannya, mendukung bahasa query, dan dapat menggunakan multiple database secara bersamaan [3]. 2.4 Bahasa Pemrograman PHP PHP (Hypertext Prepocessor) adalah bahasa pemrograman yang digunakan secara luas untuk pembuatan dan pengembangan sebuah website dan bisa digunakan bersamaan dengan HTML. PHP adalah bahasa scripting yang paling mudah karena memiliki referensi yang banyak [3]. 2.5 Metode Prototyping Metode prototyping adalah proses pengembangan perangkat lunak yang diawali dengan pengumpulan kebutuhankebutuhan dari sistem, yang dilanjutkan dengan pembuatan prototipe dan evaluasi dari pengguna [4]. III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Metode Pengembangan Sistem Pengembangan system aplikasi SPPD KPPN Medan II berbasis website ini menggunakan metode prototyping. Menggunakan metode tersebut dikarenakan pembuatan sebuah system harus menyesuaikan dengan keinginan user (pengguna), yaitu dengan memberikan contoh dari setiap modul yang dibuat untuk ditunjukkan kepada user yang dalam hal ini adalah petugas pengelola SPPD, operator, dan para pegawai KPPN Medan II. Jika sudah cocok dan sesuai dengan keinginan user maka dilanjutkan ketahapan selanjutnya namun jika tidak dilakukan perbaikan sesuai dengan permintaan pengguna (user). Sebelum mengimplementasikan metode prototyping pada perancangan system aplikasi SPPD KPPN Medan II berbasis web yang akan dibangun. Pertama metode dimulai dengan metode pengumpulan data atau disebut data collection. 3.2 Metode Pengumpulan Data Pada penelitian ini menggunakan beberapa teknik pengumpulan data yang dilakukan, sebagaiberikut: 1. Observasi Observasi merupakan seorang peneliti yang langsung turun kelapangan untuk memastikan keadaan yang sebenarnya terjadi ditempat penelitian yang sedang melakukan penelitian terhadap masalah yang terjadi. Dan informasi yang didapatkan bersifat tepat dan akurat. Peneliti melakukan observasi pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Medan II. 2. Wawancara (interview) Wawancara dilakukan bertujuan untuk bertanya secara langsung dengan mengajukan beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan sebuah permasalahan yang ada pada KPPN Medan II [5]. 3. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan dan mempelajari teoriteori dan literatur yang berhubungan dengan permasalahan yang terjadi[6]. 4. Metode penelitian Pada penelitian ini metode penelitian yang digunakan adalah metode model prototyping. Model prototyping memiliki beberapa tahapan diantaranya requirment analysis, build prototype, prototype evalution, implementation, testing, system evaluation, danuse the system. 3.3 Metode perancangan sistem Pada penelitian ini menggunakan metode model prototyping. Didalam metode model ini sistem dirancang dan dibangun secara bertahap. Jurnal Teknologi Informasi Mura Crystal Jelita LumbanTobing, Imanudin Vol. 11 No.01, Juni 2019 Universitas Bina Insan Lubuklinggau 11 Adapun beberapa tahapan dalam metode model prototyping ini adalah sebagai berikut: 1. Tahap mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan pengguna. 2. Tahap melakukan perancangan sistem baru. 3. Tahap implementasi terhadap rancangan yang telah didesain. 4. Tahap evaluasi sistem terhadap pengguna untuk mengetahui kesesuaian sistem dengan kebutuhan pengguna. 5. Perubahan prototipe apabila belum memenuhi kebutuhan pengguna maka tahapan akan terus diulang. Penulis akan lakukan perbaikan sistem berdasarkan hasil evaluasi dari pengguna hingga sistem sesuai dan telah memenuhi kebutuhan pengguna. 6. Pengujian sistem apabila sistem sudah sesuai kebutuhan pengguna maka akan dilakukan pengujian terhadap fungsional sistem untuk mengetahui apakah sistem telah berjalan dengan baik dan fitur sesuai kebutuhan pengguna[7]. Gambar 1. Model prototyping[8]. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Analisis Kebutuhan sistem Pada tahap ini dilakukan dengan menganalisis kebutuhan sistem dari datadata yang telah didapatkan. Data didapatkan dengan melakukan sebuah pengamatan dan wawancara kepada kasubbag umum dan petugas pengelola aplikasi SPPD KPPN Medan II. Adapun kebutuhan dari aplikasi SPPD KPPN Medan III berbasis web ini diantaranya sebagai berikut: 1. Terdapat 3 level pengguna yang akan menggunakan sistem tersebut diantaranya user admin (petugas pengelola aplikasi SPPD KPPN Medan II), user input (kasubbag umum KKPN Medan II), user biasa (para pegawai