Prototipe Sistem Informasi Reservasi Kos (Studi Kasus: Kos Wisma Cirebon Bandung

Abstract

The rapid development of information system today produce many innovations in the provision of services that provide services through information systems. Good service in a business greatly affects the increase or achievement of the efficacy of a business or service provider. Kos Wisma Cirebon is a provider of room rental services or boarding house located at Jl. Sekeloa Utara No.1, Sekeloa, Coblong, Bandung City, West Java, Indonesia. In managing boarding house activities there are several problems such as the process of finding information and reservations that require tenants to come directly so they have to spend more time and costs. Data management and archiving transaction data often accumulate and disappear resulting in frequent reporting errors. To manage some of these problems, the author tries to design a prototype boarding house reservation information system. In research conducted by the author using descriptive research methods. Data collection uses primary and secondary methods. The OOP system approach method uses UML as a tool, the prototype method as a system development method. The purpose of designing a prototype information system for boarding house reservation is to support the reservation process at Kos Wisma Cirebon. Can help minimize errors in making reports and assist in storing management data, as well as facilitate managers in boarding house management activities. Keyword : information systems, reservation, boarding house reservation information systems. I. PENDAHULUAN Wisma Cirebon merupakan usaha milik pribadi yang menyediakan jasa penyewaan kamar atau kos beralamat Jl. Sekeloa Utara No.1, Sekeloa, Coblong, Kota Bandung, Jawa Barat, Indonesia. Dalam pengelolaan dan pemasaran jasa ini terdapat beberapa masalah yang dialami oleh kos ini yaitu, kesulitan bagi calon penyewa untuk mencari informasi dan melakukan reservasi karena mengharuskan datang langsung Kos Wisma Cirebon atau J A M I K A Jurnal Manajemen Informatika Volume 9 Nomor 1 Edisi April 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika 40 menggunakan pesawat telepon untuk melakukan reservasi sehingga calon penyewa harus mengeluarkan waktu dan biaya lebih, Pengelola membutuhkan waktu lama untuk melakukan pencarian data seperti data penyewa untuk kebutuhan reservasi (booking, checkin, check out), data pembayaran sewa kamar, data pemeliharaan fasilitas kos, data inventaris kos, pengarsipan data transaksi pengelolaan yang sering menumpuk dan hilang, pengelola mengalami kesulitan dalam membuat laporan penyewaan kos baik laporan mingguan dan bulanan dikarenakan pengelola harus mencari dan mengumpulkan semua arsip yang sering hilang, serta pemilik sering mendapatkan laporan pengelolaan kos yang kurang lengkap seperti ketidaksesuaian data pengelolaan kos dan bukti transaksi yang rusak atau cacat. Untuk menangani beberapa permasalahan tersebut, penulis merancang sebuah prototipe Sistem Informasi Reservasi Kos guna membantu memaksimalkan proses pelayanan reservasi pada Kos Wisma Cirebon, guna membantu meminimalisir kesalahan dalam pembuatan laporan dan membantu dalam penyimpanan data pengelolaan, serta memudahkan pihak pengelola dalam aktivitas pengelolaan kos. Berikut merupakan hasil pencarian terhadap dua penelitian sebelumnya guna menunjang penulis dalam mendapatkan gambaran dalam menyusun penelitian yang dilakukan, terdapat beberapa sumber diantaranya yaitu, Dian Juniati Universitas Komputer Indonesia, penelitian tentang Sistem Informasi Reservasi Hotel Berbasis Web Pada CV. Mutiara Tour Dan Travel. Bertujuan untuk mengetahui sistem yang berjalan, untuk membuat perancangan, untuk melakukan pengujian, dan untuk melakukan implementasi sistem informasi reservasi hotel berbasis web pada CV. Mutiara Tour dan Travel. Persamaan dari penelitian ini adalah mempermudah dalam hal reservasi kamar. Sedangkan perbedaan dari riset ini adalah saudari Dian Juniati tidak membahas ketersediaan kamar saat pengunjung melakukan booking. Doni Romdoni Kusnadi Universitas Komputer Indonesia melakukan penelitian tentang Pembangunan Aplikasi Reservasi dan Order Menu Berbasis Web pada Restoran Bebek Van Java. Sistem informasi ini bertujuan untuk untuk memudahkan pengguna untuk mendapatkan informasi mengenai restoran Bebek Van Java dan memudahkan dalam melakukan reservasi melalui media internet. Persamaan dari penelitian ini dengan penelitian yang akan dirancang adalah samasama membahas mengenai reservasi. Sedangkan perbedaan dari penelitian ini adalah saudara Doni Romdoni Kusnadi membahas reservasi meja dan menu sedangkan penulis membahas masalah reservasi kamar dimulai check-in sampai dengan check-out . II. KAJIAN PUSTAKA Menurut Hasugian, Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktifitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Alter berpendapat untuk sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi, dan menampilkan) informasi. Reservasi adalah kata yang berasal dari bahasa inggris yaitu “to-reserve” yang berarti menyediakan atau mempersiapkan tempat atau fasilitas sebelumnya dan bisa didefinisikan bahwa reservasi adalah sebuah proses perjanjian yang berupa pemesanan produk barang ataupun jasa namun belum ditutup dengan sebuah transaksi jual beli. Proses reservasi ditandai dengan adanya proses tukar menukar informasi antara produsen dan konsumen yang bertujuan untuk menciptakan adanya kesepahaman mengenai produk ataupun jasa yang ingin dipesan. Dalam proses reservasi terdapat proses Check-In dimana tamu atau pengunjung yang memesan kamar setelah mengurus biaya administrasi kemudian menginap untuk beberapa hari. Check-Out dimana tamu atau pengunjung yang telah menginap kemudian meninggalkan atau keluar setelah biaya administrasi diselesaikan. J A M I K A Jurnal Manajemen Informatika Volume 9 Nomor 1 Edisi April 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika 41 Dalam kamus besar Bahasa Indonesia Kos merupakan tinggal di rumah orang lain dengan atau tanpa makan (dengan membayar setiap bulan); memondok. Dari penjabaran beberapa pengertian diatas dapat dikatakan sistem informasi reservasi kos merupakan sebuah alat bantu yang terdiri dari beberapa sub fungsi yang saling berkaitan dan memberikan informasi yang dibutuhkan dan membantu para pelaku bisnis menjalankan proses bisnis berjalan dalam aktivitas reservasi kos. III. METODE PENELITIAN Metode penelitian deskriptif menjadi metode yang digunakan dalam penelitian ini Metode deskriptif adalah metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas. Metode pengumpulan data yang digunakan menggunakan metode pengumpulan data primer, yaitu berdasarkan hasil wawancara, observasi, dan pengamatan. Pengumpulan data sekunder berupa hasil dokumentasi yang sudah ada dan telah diolah oleh tempat penelitian atau tempat subjek yang telah melakukan penelitian yang sama. Metode pendekatan sistem yang digunakan adalah pendekatan OOP (Object Oriented Program) dan divisualisasikan menggunakan UML (Unified Modeling Language). Dimana UML merupakan keluarga notasi grafis yang didukung oleh meta model tunggal yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya untuk sistem yang dibangun dengan menggunakan pemrograman berorientasi obyek. Metode yang akan digunakan dalam pengembangan sistem adalah prototype. Protoype merupakan suatu cara yang baik untuk mendapatkan feedback mengenai sistem yang diajukan dan menjelaskan bagaimana sistem tersebut tersedia untuk memenuhi kebutuhan informsi pengguna. Gambar 1. Model Prototype (Sumber: Sistem Informasi Manajemen) Tahapan-tahapan dalam model prototyping sebagai berikut: J A M I K A Jurnal Manajemen Informatika Volume 9 Nomor 1 Edisi April 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika 42 1) Pengumpulan Kebutuhan penelitian, dimana pengguna dan pengembang secara bersamasama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasi semua kebutuhan terkait pengembangan sistem, dan garis besar sistem yang akan dibuat. 2) Membangun perancangan prototype, membangun perancangan prototype dengan membuat rancangan sementara dimana berfokus pada penyajian kepada penggguna. 3) Evaluasi prototype, evaluasi prototype ini dilakukan oleh pengguna apakah sistem yang dibangun sudah sesuai dengan keinginan pengguna atau belum. Jika sesuai dengan keinginan maka langkah berikutnya akan diambil. Jika belum sesuai maka prototype akan direvisi kembali mengulangi langkah 1, langkah 2 dan langkah 3. 4) Pengkodean Sistem, dimana pada tahap ini jika prototype sudah sesuai dan disepakati maka akan diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai. 5) Menguji Sistem, setelah sistem yang dibangun sudah menjadi suatu perangkat lunak yang sudah siap pakai, maka langkah selanjutnya yaitu harus diuji coba terlebih dahulu sebelum digunakan atau diimplementasikan. Pengujian dalam peneltian ini dilakukan dengan metode pengujian black box. 6) Evaluasi Sistem, pengguna mengevaluasi apakah sistem yang telah dibangun sudah sesuai dengan yang diharapkan atau sesuai dengan keinginan pengguna. Jika sudah sesuai maka akan dilanjutkan ke langkah 7, jika tidak maka ulangi langkah 4 dan langkah 5. 7) Menggunakan Sistem, perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pengguna siap untuk digunakan. Dari sistem reservasi kosan yang sedang berjalan di Kos Wisma Cirebon, maka perancangan sistem dengan pemanfaatan teknologi informasi perlu dilakukan dan diterapkan guna mengatasi beberapa masalah yang ada pada sistem reservasi kos yang sedang berjalan pada Kos Wisma Cirebon. Berikut evaluasi sistem yang didapat dari hasil analisis sistem yang sedang berjalan. Tabel 1. Eveluasi Sistem Reservasi Kos