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Segredos do software de gerenciamento de tarefas: quais recursos você sabe que mudarão sua maneira de trabalhar?
No ambiente de trabalho atual, o gerenciamento de tarefas se tornou uma das atividades indispensáveis para empresas e indivíduos. Não se trata apenas de monitorar tarefas, mas também de como planejar, rastrear e relatar. Esse processo ajuda muitas pessoas a atingir seus objetivos pessoais e também promove a colaboração entre equipes para compartilhar conhecimento e atingir objetivos comuns. De tarefas simples a gerenciamento de projetos complexos, vários métodos e ferramentas de gerenciamento de tarefas podem melhorar muito a eficiência e, assim, afetar a maneira de trabalhar.
Ciclo de vida da tarefa
O status de uma tarefa pode ser descrito por meio de vários estágios importantes:
Pronto, Atribuído, Encerrado, Expirado, Encaminhado, Iniciado, Concluído, Verificado, Pausado, Falhou
Esses estágios descrevem o processo de uma tarefa do início ao fim. As mudanças em cada estágio podem refletir o status atual da tarefa e ajudar os gerentes a tomar as melhores decisões em cada etapa.
Principais atividades do gerenciamento de tarefas
Como disciplina, a gestão de tarefas abrange diversas atividades-chave que, em alto nível, geralmente incluem atividades criativas, funcionais, de projeto, de desempenho e de serviço:
- Atividades criativas: Essas atividades envolvem a criação de tarefas, com ênfase em planejamento, brainstorming, organização e pré-priorização.
- Atividades Funcionais: Essas atividades garantem a entrega final de produtos e serviços e envolvem planejamento, rastreamento e gerenciamento de tarefas.
- Atividades do projeto: Foco no planejamento e relatórios do projeto, dando suporte à divisão de tarefas e alocação de recursos.
- Atividades de serviço: incluem gerenciamento de relacionamento com o cliente e gerenciamento de conhecimento, suporte ao gerenciamento de documentos e anotação de tarefas.
- Atividades de desempenho: acompanhe a execução de tarefas e forneça atualizações de status e relatórios.
Escolha do software de gerenciamento de tarefas
Existem muitos tipos diferentes de software de gerenciamento de tarefas no mercado, adequados para diferentes necessidades. Alguns são gratuitos, enquanto outros são direcionados a aplicações de nível empresarial:
Seja para dar suporte a pequenas ou grandes empresas, esses softwares de gerenciamento de tarefas podem alimentar projetos pessoais simples ou atividades de gerenciamento de tarefas em toda a empresa.De simples listas de tarefas a software avançado com criação de tarefas de nível empresarial, visualização, notificações e muito mais.
Análise das principais funções
Ao escolher o software de gerenciamento de tarefas certo, há vários recursos importantes a serem considerados:
- Criação de Missão: Apoia a capacidade de traduzir ideias em ações concretas.
- Visualização: exibe o progresso da tarefa em uma lista ou ao longo do tempo.
- Mecanismo de notificação: usado para configurar notificações de prazo.
- Alocação de recursos: oferece suporte à atribuição e ao gerenciamento de tarefas.
- Relatórios: fornece a capacidade de exibir informações de tarefas em gráficos ou tabelas.
À medida que a tecnologia se desenvolve, as ferramentas e métodos de gerenciamento de tarefas continuam a evoluir. Seja para usuários comuns ou gerentes de projeto profissionais, dominar o uso dessas ferramentas pode tornar o trabalho diário mais tranquilo e eficiente.
No futuro, como escolher uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que se adapte ao seu estilo de trabalho será uma questão que todos precisarão pensar?
