Language
Country/Area
No result found
Tại sao ước tính chi phí chính xác có thể cứu một dự án khỏi tình trạng khó khăn?
Trong thế giới quản lý dự án, ước tính chi phí chính xác là nền tảng của thành công. Điều này không chỉ vì nó giúp nhóm đưa ra những quyết định sáng suốt trong giai đoạn phát triển mà còn vì nó có thể cứu dự án khỏi những khó khăn nghiêm trọng. Theo định nghĩa của Văn phòng Trách nhiệm Chính phủ Hoa Kỳ, ước tính chi phí là "cộng các yếu tố chi phí khác nhau và sử dụng các phương pháp đã được thiết lập cũng như dữ liệu hợp lệ để ước tính chi phí trong tương lai của một dự án dựa trên những gì hiện đã biết."
"Ước tính tốt là chìa khóa cho một dự án thành công."
Ngày nay, nhiều ngành đang phải đối mặt với áp lực chi phí ngày càng tăng. Từ xây dựng đến phát triển phần mềm, việc thiếu ước tính chi phí đáng tin cậy có thể dẫn đến bội chi ngân sách và cuối cùng là dự án thất bại. Theo Cục Thống kê Lao động, có khoảng 185.400 người ước tính chi phí ở Hoa Kỳ. Công việc của họ tập trung vào việc phát triển các dự báo chi phí chính xác và hỗ trợ các công ty lập kế hoạch ngân sách. Ngay cả lỗi ước tính nhỏ nhất cũng có thể gây ra hậu quả đáng kể về lâu dài.
Tiêu chuẩn dự toán
Dự toán chi phí chính xác thường được chia thành ba hoạt động: dự toán sơ bộ, dự toán chi tiết và dự toán sửa đổi. Các ngành công nghiệp khác nhau có các phương pháp ước tính chi phí khác nhau, chẳng hạn như chi phí xây dựng, chi phí sản xuất, chi phí phát triển phần mềm, v.v. Trong ngành xây dựng, cần chuẩn bị một bộ dự toán chi tiết, nếu không, các công ty xây dựng tiềm năng sẽ có nguy cơ thua thầu. Việc không trúng thầu không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn có thể khiến công ty gặp rắc rối.
Tính chính xác của dự toán
“Nếu không có ước tính tốt, kết quả của việc đấu thầu là không thể tránh khỏi: công việc cuối cùng sẽ mang lại ít lợi nhuận hơn, thậm chí thua lỗ.”
Ước tính chi phí chính xác phải có khả năng dự đoán chi tiêu thực tế, tuy nhiên, điều này thường chỉ có thể được xác minh sau khi dự án hoàn thành. Ví dụ: giả sử một dự án có ước tính sơ bộ là 1.252.000 USD và chi tiêu cuối cùng chỉ là 1.172.451,26 USD, nghĩa là ước tính chỉ chính xác 6,8%. Khi dự án tiến triển, bất kỳ thay đổi nào về phạm vi hoặc điều kiện đều có thể tác động đến chi phí. Đó là lý do tại sao một ước tính chất lượng cao phải đi kèm với tài liệu và hướng dẫn chi tiết.
Các phương pháp hay nhất để giải quyết tình trạng không chắc chắn
Việc phát triển các ước tính chi phí chất lượng cao tuân theo một loạt các phương pháp hay nhất, bao gồm xác định rõ ràng các nhiệm vụ, tham gia tích cực vào quá trình ước tính, sử dụng dữ liệu hợp lệ và đưa ra xác nhận về kỳ vọng của dự án. Làm như vậy không chỉ cải thiện độ tin cậy của ước tính mà còn giúp nhóm tự tin hơn khi đối mặt với sự không chắc chắn.
"Nếu muốn phát triển ước tính chi phí chính xác, bạn phải tuân theo một số phương pháp hay nhất nhất định."
Trong nhiều trường hợp hơn, khi độ chính xác của ước tính được cải thiện, người quản lý dự án cũng nên xem xét bổ sung một số ngân sách dự phòng để giải quyết các chi phí chưa xác định có thể phát sinh trong tương lai. Những ước tính ban đầu thường yêu cầu ngân sách dự phòng cao hơn vì tính không chắc chắn cao hơn.
Kết luận
Kết hợp tất cả lại với nhau, việc có thể lập ước tính chi phí chính xác và đáng tin cậy là điều vô cùng quan trọng đối với một dự án thành công. Cho dù đó là dự án cơ sở hạ tầng công cộng hay dự án doanh nghiệp tư nhân, không nên đánh giá thấp tác động của bước này. Tất nhiên, trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, liệu doanh nghiệp có thể linh hoạt ứng phó trước thách thức ngân sách hay không vẫn là câu hỏi cần phải suy ngẫm?
