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¿Por qué las estimaciones de costos precisas pueden salvar un proyecto de una situación desesperada?
En el mundo de la gestión de proyectos, la estimación precisa de los costes es la piedra angular del éxito. Esto no solo se debe a que ayuda al equipo a tomar decisiones informadas durante la fase de desarrollo, sino también a que puede salvar el proyecto de una situación desesperada. Según la definición de la Oficina de Responsabilidad Gubernamental de EE. UU., la estimación de costos es "sumar los diversos elementos de costo y utilizar métodos establecidos y datos válidos para estimar el costo futuro de un proyecto, que se basa en lo que se sabe actualmente". p>
"Una buena estimación es la clave para un proyecto exitoso."
Hoy en día, muchas industrias se enfrentan a presiones de costes crecientes. Desde la construcción hasta el desarrollo de software, la falta de estimaciones de costos confiables puede provocar excesos presupuestarios y, en última instancia, el fracaso del proyecto. Según la Oficina de Estadísticas Laborales, hay aproximadamente 185.400 estimadores de costos en los Estados Unidos. Su trabajo se centra en desarrollar pronósticos de costos precisos y ayudar a las empresas con la planificación presupuestaria. Incluso el error de estimación más pequeño puede tener consecuencias importantes a largo plazo.
Estándares para la estimación de costos
La estimación precisa de costos generalmente se divide en tres actividades: estimación preliminar, estimación detallada y estimación revisada. Varias industrias tienen diferentes métodos de estimación de costos, como costos de construcción, costos de fabricación, costos de desarrollo de software, etc. En el sector de la construcción, es necesario preparar un conjunto detallado de estimaciones de costes; de lo contrario, las posibles empresas constructoras correrán el riesgo de perder la oferta. No ganar la licitación no sólo afectará los ingresos, sino que también puede poner a la empresa en problemas.
Exactitud de las estimaciones de costes
“Sin buenas estimaciones, el resultado de la licitación es inevitable: el trabajo finalmente generará menos ganancias o incluso enfrentará pérdidas”.
Las estimaciones de costos correctas deben poder predecir los gastos reales; sin embargo, esto a menudo solo puede verificarse una vez finalizado el proyecto. Por ejemplo, supongamos que un proyecto tenía una estimación preliminar de $1.252.000 y el gasto final fue de sólo $1.172.451,26, lo que significa que la estimación tenía sólo un 6,8% de precisión. A medida que avanza el proyecto, cualquier cambio en el alcance o las condiciones puede tener un impacto en los costos. Por eso, un presupuesto de alta calidad debe ir acompañado de documentación e instrucciones detalladas.
Mejores prácticas para afrontar la incertidumbre
El desarrollo de estimaciones de costos de alta calidad sigue una serie de mejores prácticas, que incluyen identificar claramente las tareas, participar ampliamente en el proceso de estimación, utilizar datos válidos y proporcionar confirmación de las expectativas del proyecto. Hacerlo no sólo mejora la confiabilidad de las estimaciones, sino que también le da al equipo mayor confianza ante la incertidumbre.
"Si desea desarrollar estimaciones de costos precisas, debe seguir ciertas prácticas recomendadas."
En más casos, a medida que mejora la precisión de las estimaciones, los directores de proyecto también deberían considerar agregar algún presupuesto de contingencia para hacer frente a costos desconocidos que puedan surgir en el futuro. Las estimaciones tempranas a menudo requieren presupuestos de contingencia más altos debido a su mayor incertidumbre.
Conclusión
En conjunto, poder desarrollar estimaciones de costos precisas y confiables es fundamental para el éxito de un proyecto. Ya sea que se trate de un proyecto de infraestructura pública o de una empresa privada, no se debe subestimar el impacto de este paso. Por supuesto, en un entorno empresarial que cambia rápidamente, ¿sigue siendo una cuestión que debe reflexionarse si las empresas pueden responder con flexibilidad a los desafíos presupuestarios?
