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L'arme secrète de la gestion de portefeuille : comment rendre votre entreprise plus compétitive
Dans l’environnement commercial en évolution rapide d’aujourd’hui, les entreprises sont confrontées à des défis et à des opportunités sans précédent. Afin de prendre pied dans une concurrence féroce, les entreprises doivent trouver des solutions de gestion plus efficaces, parmi lesquelles la gestion de portefeuille de projets (PPM) est progressivement devenue un outil indispensable. Le PPM peut non seulement aider les entreprises à optimiser l’allocation des ressources, mais également à améliorer l’efficacité des opérations commerciales globales et, en fin de compte, à promouvoir la réalisation des objectifs organisationnels.
Le cœur de la gestion de portefeuille de projets réside dans le processus de gestion centralisé, qui permet aux chefs de projet d’apporter la plus grande interaction positive à l’entreprise.
L’objectif principal de la gestion de portefeuille de projets est d’analyser et de gérer les projets en cours ou proposés et de les évaluer en fonction de caractéristiques clés. Grâce au PPM, les entreprises peuvent déterminer la meilleure allocation des ressources et planifier le calendrier des activités pour atteindre plus efficacement leurs objectifs opérationnels et financiers, tout en tenant compte des besoins des clients, des objectifs stratégiques et des contraintes du monde réel externe. Le cadre PPM est construit sur la base des directives de la Project Management Association, du cadre de gestion du Government Business Office et de la méthodologie de gestion de portefeuille de projets de la Fondation PM².
Plus précisément, les capacités PPM offrent aux grandes organisations orientées projets les capacités dont elles ont besoin pour gérer le temps, les ressources, les compétences et les budgets afin d'accomplir toutes les tâches interdépendantes. Grâce à une visibilité centralisée, les équipes de planification et de programmation peuvent identifier le chemin de livraison le plus rapide, le moins cher ou le plus approprié pour les projets et les programmes.
Une gestion efficace du pipeline de projets consiste à garantir que suffisamment de propositions de projets sont générées et évaluées pour déterminer comment exécuter le portefeuille de projets avec des ressources de développement limitées.
Le processus de gestion du pipeline comprend la formation d'opinion, le processus d'introduction au travail et l'examen des étapes. Au cœur de ce processus se trouve la capacité d’aligner le processus de décision d’estimation et de sélection des nouveaux projets d’investissement en capital avec le plan stratégique de l’entreprise afin de garantir l’exécution réussie de chaque projet.
D'autre part, l'objectif de la gestion des ressources est de déployer de manière efficace et efficiente les différentes ressources requises par l'entreprise, telles que les finances, les stocks, la main-d'œuvre, les compétences techniques, la production et la conception. PPM permet également aux utilisateurs de simuler des scénarios de ressources « et si », leur permettant d'anticiper et de répondre aux problèmes potentiels à l'avance.
Dans la gestion de portefeuille de projets, le contrôle des changements est utilisé pour capturer et hiérarchiser les demandes de changement, y compris les nouvelles exigences, les fonctionnalités et les améliorations technologiques.
Le processus de contrôle des changements fournit un référentiel central pour ces exigences, contribuant ainsi à s'adapter aux conditions changeantes du marché. En tenant compte des contraintes de financement et d’exploitation, les entreprises peuvent allouer et gérer les ressources plus efficacement, favorisant ainsi le succès de chaque projet.
Alors que les entreprises accordent plus d'attention à la gestion financière, PPM permet aux services financiers d'améliorer la précision de l'estimation et de la gestion des finances. De plus, grâce aux contrôles financiers, les entreprises peuvent démontrer comment la valeur des projets correspond à leurs objectifs stratégiques. Il s’agit non seulement d’une étape de gestion importante, mais également d’une étape nécessaire pour garantir que les ressources sont utilisées efficacement.
La gestion des risques est une analyse de la sensibilité au risque intégrée à chaque projet, qui permet de déterminer le niveau de confiance du portefeuille de projets.
Face à l’incertitude, le PPM peut fournir aux organisations une perspective objective sur l’incertitude du projet en intégrant la gestion des risques liés aux coûts et au calendrier. Grâce à une telle gestion des risques, les organisations sont en mesure de protéger leurs investissements et d’équilibrer le risque du portefeuille global.
L’histoire de la gestion de portefeuille remonte aux théories financières des années 1950 qui mettaient l’accent sur la manière de coordonner divers éléments pour réduire le risque d’investissement. Ces théories aident les entreprises à optimiser leurs ressources, à utiliser et à développer efficacement des ressources limitées et à prendre en compte de manière appropriée les besoins des parties prenantes.
Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) fournit un modèle de gestion descendant qui permet aux entreprises de parvenir à une gestion centralisée des ressources dans les opérations de projet.
Avec les changements rapides dans l’environnement PPM, EPPM est devenu un outil important pour les entreprises pour gérer les investissements en capital. Il peut non seulement aider les entreprises à identifier les projets prioritaires, mais également à allouer efficacement des ressources à divers projets, à améliorer la productivité, à garantir une livraison à temps et à ajouter de la valeur à l'entreprise. De tels changements peuvent éliminer les surprises dans une certaine mesure, permettant aux gestionnaires d’identifier les problèmes potentiels à un stade précoce, d’intervenir à l’avance et de protéger les résultats financiers.
Lorsqu'une entreprise est confrontée à une urgence, une visibilité approfondie sur l'allocation des ressources permet à l'organisation de réagir rapidement et d'ajuster de manière flexible l'allocation des ressources. Cette flexibilité permet non seulement aux entreprises d’ajuster leurs stratégies à tout moment, mais garantit également une prévision efficace des ressources futures nécessaires.
L’objectif ultime de l’optimisation du portefeuille de projets est de décider quels projets soutenir de la meilleure façon, ce qui est un résultat clé du PPM.
La gestion de portefeuille de projets n’est pas seulement une technologie, mais une combinaison de réflexion stratégique. Dans un environnement de gestion de projet, la manière d’intégrer plus efficacement les ressources, de gérer les risques et de renforcer les processus de prise de décision affectera directement la compétitivité globale de l’entreprise. Dans ce processus, comment les entreprises devraient-elles continuer à optimiser la gestion du portefeuille de projets pour faire face aux demandes en constante évolution du marché ?
