Nel mondo della gestione dei progetti, una stima accurata dei costi è la pietra angolare del successo. Questo non solo perché aiuta il team a prendere decisioni informate durante la fase di sviluppo, ma anche perché può salvare il progetto da gravi difficoltà. Secondo la definizione del Government Accountability Office degli Stati Uniti, la stima dei costi consiste nel "sommare i vari elementi di costo e utilizzare metodi consolidati e dati validi per stimare il costo futuro di un progetto, basandosi su ciò che è attualmente noto." p>
"Una buona stima è la chiave per un progetto di successo."
Oggi molti settori si trovano ad affrontare crescenti pressioni sui costi. Dalla costruzione allo sviluppo del software, la mancanza di stime affidabili dei costi può portare a sforamenti del budget e, in definitiva, al fallimento del progetto. Secondo il Bureau of Labor Statistics, negli Stati Uniti esistono circa 185.400 stimatori di costi. Il loro lavoro si concentra sullo sviluppo di previsioni accurate dei costi e sull'assistenza alle aziende nella pianificazione del budget. Anche il più piccolo errore di stima può avere conseguenze significative a lungo termine.
Una stima accurata dei costi è generalmente suddivisa in tre attività: stima preliminare, stima dettagliata e stima rivista. Vari settori hanno metodi diversi di stima dei costi, come costi di costruzione, costi di produzione, costi di sviluppo software, ecc. Nel settore delle costruzioni è necessario preparare un preventivo dettagliato dei costi, altrimenti le potenziali imprese di costruzione rischiano di perdere la gara. La mancata vincita della gara non solo influirà sulle entrate, ma potrebbe anche mettere nei guai l’azienda.
"Senza buone stime, l'esito della gara è inevitabile: il lavoro alla fine porterà meno profitti o addirittura andrà incontro a perdite."
Le stime corrette dei costi devono essere in grado di prevedere le spese effettive, tuttavia, spesso ciò può essere verificato solo dopo il completamento del progetto. Ad esempio, supponiamo che un progetto abbia una stima preliminare di $ 1.252.000 e che la spesa finale sia stata di soli $ 1.172.451,26, il che significa che la stima era accurata solo al 6,8%. Man mano che il progetto avanza, qualsiasi cambiamento nell’ambito o nelle condizioni può avere un impatto sui costi. Ecco perché un preventivo di alta qualità deve essere accompagnato da documentazione e istruzioni dettagliate.
Lo sviluppo di stime dei costi di alta qualità segue una serie di best practice, tra cui l'identificazione chiara delle attività, l'ampio coinvolgimento nel processo di stima, l'utilizzo di dati validi e la conferma delle aspettative del progetto. Ciò non solo migliora l’affidabilità delle stime, ma dà anche al team una maggiore fiducia di fronte all’incertezza.
"Se desideri sviluppare stime di costo accurate, devi seguire alcune best practice."
In molti casi, man mano che l'accuratezza delle stime migliora, i project manager dovrebbero anche prendere in considerazione l'aggiunta di un budget imprevisto per far fronte a costi sconosciuti che potrebbero verificarsi in futuro. Le prime stime spesso richiedono budget di emergenza più elevati a causa della loro maggiore incertezza.
Tenendo tutto insieme, essere in grado di sviluppare stime dei costi accurate e affidabili è fondamentale per un progetto di successo. Che si tratti di un progetto di infrastrutture pubbliche o di un’impresa privata, l’impatto di questo passaggio non deve essere sottovalutato. Naturalmente, in un contesto economico in rapida evoluzione, la questione se le aziende siano in grado di rispondere in modo flessibile alle sfide di budget è ancora una questione su cui riflettere?