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Por que estimativas precisas de custos podem salvar um projeto de dificuldades?
No mundo do gerenciamento de projetos, a estimativa precisa de custos é a base do sucesso. Isso não ocorre apenas porque ajuda a equipe a tomar decisões informadas durante a fase de desenvolvimento, mas também porque pode salvar o projeto de apuros. De acordo com a definição do U.S. Government Accountability Office, a estimativa de custos consiste em “somar os vários elementos de custo e utilizar métodos estabelecidos e dados válidos para estimar o custo futuro de um projeto, com base no que é atualmente conhecido”. p>
"Uma boa estimativa é a chave para um projeto bem-sucedido."
Atualmente, muitas indústrias enfrentam pressões crescentes de custos. Da construção ao desenvolvimento de software, a falta de estimativas de custos confiáveis pode levar a estouros de orçamento e, em última análise, ao fracasso do projeto. De acordo com o Bureau of Labor Statistics, existem aproximadamente 185.400 estimadores de custos nos Estados Unidos. Seu trabalho se concentra no desenvolvimento de previsões de custos precisas e na assistência às empresas no planejamento orçamentário. Mesmo o menor erro de estimativa pode ter consequências significativas no longo prazo.
Padrões para estimativa de custos
A estimativa precisa de custos geralmente é dividida em três atividades: estimativa preliminar, estimativa detalhada e estimativa revisada. Várias indústrias têm diferentes métodos de estimativa de custos, como custos de construção, custos de fabricação, custos de desenvolvimento de software, etc. Na indústria da construção, é necessário preparar um conjunto detalhado de estimativas de custos, caso contrário, as potenciais construtoras correm o risco de perder a licitação. O fracasso em vencer a licitação não afetará apenas a receita, mas também poderá colocar a empresa em apuros.
Precisão das estimativas de custos
“Sem boas estimativas, o resultado da licitação é inevitável: a obra acabará por trazer menos lucro, ou até mesmo enfrentar prejuízos.”
As estimativas corretas de custos devem ser capazes de prever os gastos reais; no entanto, muitas vezes isso só pode ser verificado após a conclusão do projeto. Por exemplo, suponha que um projeto tivesse uma estimativa preliminar de US$ 1.252.000 e a despesa final fosse de apenas US$ 1.172.451,26, o que significa que a estimativa tinha apenas 6,8% de precisão. À medida que o projeto avança, quaisquer alterações no escopo ou nas condições poderão ter impacto nos custos. É por isso que uma estimativa de alta qualidade deve ser acompanhada de documentação e instruções detalhadas.
Melhores práticas para lidar com a incerteza
O desenvolvimento de estimativas de custos de alta qualidade segue uma série de práticas recomendadas, incluindo a identificação clara de tarefas, o envolvimento extensivo no processo de estimativa, o uso de dados válidos e o fornecimento de confirmação das expectativas do projeto. Fazer isso não apenas melhora a confiabilidade das estimativas, mas também dá à equipe maior confiança diante da incerteza.
"Se quiser desenvolver estimativas de custos precisas, você deve seguir algumas práticas recomendadas."
Em mais casos, à medida que a precisão das estimativas melhora, os gerentes de projeto também devem considerar adicionar algum orçamento de contingência para lidar com custos desconhecidos que possam surgir no futuro. As estimativas iniciais exigem frequentemente orçamentos de contingência mais elevados devido à sua maior incerteza.
Conclusão
Considerando tudo isso, ser capaz de desenvolver estimativas de custos precisas e confiáveis é fundamental para um projeto bem-sucedido. Quer se trate de um projecto de infra-estruturas públicas ou de uma empresa privada, o impacto desta etapa não deve ser subestimado. É claro que, num ambiente de negócios em rápida mudança, se as empresas podem responder de forma flexível aos desafios orçamentais ainda é uma questão que precisa de ser ponderada?
