تختلف الأرشيفات والمكتبات اختلافًا جوهريًا من حيث الوظيفة والغرض، مما يجعلها تظهر خصائص مختلفة تمامًا في الحفاظ على الثقافة والتاريخ. يتم تعريف الأرشيفات بشكل عام على أنها السجلات الأولية التي يتم إنتاجها خلال حياة فرد أو منظمة والتي توفر دليلاً على تاريخ ووظيفة هؤلاء الأفراد أو المنظمات.
"يتم تعريف الأرشيفات مجازيًا على أنها إفرازات للكائنات الحية؛ فهي منتجات طبيعية وضرورية، وليست وثائق تم إنشاؤها بوعي."
مقارنة بالأرشيفات، تقوم المكتبات بشكل أساسي بجمع الوثائق لتسهيل حصول القراء على المعرفة والمعلومات. الكتب والمجلات الموجودة في المكتبات غالبًا ما يتم تحريرها ونشرها وتوجد في نسخ متعددة، على النقيض تمامًا من الطبيعة الفريدة للأرشيفات.
ترتكز طبيعة الأرشيف على قيمته الثقافية أو التاريخية أو الدليلية الدائمة. إنها غالبًا ما تكون أصلية وغير منشورة، مما يلبي الحاجة إلى الحفاظ على سجل تاريخي حقيقي. في الأرشيفات، يطلق على مديري السجلات المحترفين اسم الأرشيفيين، ويتضمن عملهم تنظيم الأرشيفات وحفظها وتوفير إمكانية الوصول إليها.
"يتضمن مستخدمو الأرشيف العديد من المؤرخين والممارسين القانونيين وصانعي الأفلام الوثائقية."
نشأ مفهوم الأرشيف في العصور القديمة. فمنذ آلاف السنين قبل الميلاد، بدأ البشر في تخزين الوثائق المهمة في أماكن محددة. اكتشف المؤرخون العديد من الكتب الأجنبية القديمة والألواح الطينية أثناء الحفريات الأثرية في أماكن مختلفة. وقد ساعدت هذه المواد العلماء على فهم الرموز المكتوبة المبكرة وأغراضها.
"تسجل أرشيفات مصر القديمة وبلاد ما بين النهرين الحياة السياسية والتجارية والاجتماعية في ذلك الوقت، وقد تم الحفاظ على هذه المواد لتزويدنا بمواد تاريخية غنية اليوم."
يمكن تقسيم الأرشيفات، حسب غرضها ومالكها، إلى عدة فئات: الأرشيفات الأكاديمية، والأرشيفات التجارية، والأرشيفات الحكومية، والأرشيفات غير الربحية، والأرشيفات التنظيمية. عادة ما يتم الاحتفاظ بالأرشيفات الأكاديمية في مكتبات الجامعات، في حين تدور أرشيفات الأعمال حول تاريخ الشركات ونهضة العلامات التجارية.
"الغرض من الأرشيفات الأكاديمية هو الحفاظ على تاريخ المؤسسة، في حين يتم استخدام الأرشيفات التجارية لمساعدة الشركات على التحكم في صورتها التجارية."
بالمقارنة مع تفرد الأرشيفات، فإن وظيفة المكتبات هي تعزيز تبادل المعرفة وتداولها وخدمة الجمهور من خلال إدارة مجموعة متنوعة من المنشورات وتوفير الوصول إليها. المواد الموجودة في المكتبات عادة ما تكون مخصصة لجمهور واسع ولا تتمتع بالسرية الفريدة التي تتمتع بها الأرشيفات.
"تحتوي المكتبات على العديد من نسخ الكتب، بينما تحتوي الأرشيفات عادةً على مادة واحدة فقط."
"الأرشيفات ليست مجرد أماكن لتخزين المعلومات، بل هي أيضًا أماكن لحماية الذاكرة الثقافية."
ليس من الصعب أن نرى أن الأرشيفات والمكتبات لها خصائصها ووظائفها الخاصة، وأنها تلعب أدوارًا مختلفة في الميراث الثقافي. وهذا يجعلنا نتساءل، في عصرنا الرقمي الحالي، كيف ينبغي لنا أن ننظر إلى تقاطع الاثنين واتجاه تطورهما المستقبلي؟