يتفق المؤرخون وأمناء الأرشيف المحترفون بشكل عام على أن الأرشيفات هي سجلات تحدث بشكل طبيعي وتعكس مسار النشاط القانوني والتجاري والاجتماعي.وباستخدام هذه السجلات، يمكننا إعادة بناء الماضي والحصول على نظرة ثاقبة حول صعود الحضارات وسقوطها.
لقد أدركت جميع الحضارات القديمة الكبرى أهمية حفظ السجلات وبالتالي أنشأت تقنيات مناسبة لحفظ البيانات.نرى كيف سجلت الأنظمة الأرشيفية في بابل ومصر القديمة التاريخ على ألواح طينية وصور، مما يشير إلى بداية الحضارة.
كما حقق علم الأرشيف في عصر النهضة تطوراً رائداً في القرن الثامن عشر مع الثورة الفرنسية، مما أرسى الأساس لتشكيل علم الأرشيف الحديث.يعتبر الأرشيف الوطني الفرنسي، الذي يحتفظ بأكبر مجموعة من الأرشيفات التي يعود تاريخها إلى 625 عامًا، مثالاً رائعًا على فلسفة الحفاظ هذه.
تتمتع أنواع الأرشيفات المختلفة بأغراضها الخاصة وتخدم مجموعات مختلفة من المستخدمين، بدءًا من المؤرخين وحتى عامة الناس.تنقسم الأرشيفات في الولايات المتحدة إلى مؤسسات أكاديمية، وتجارية (ربحية)، وحكومية، وغير ربحية، مما يدل على اتساع نطاق العمل الأرشيفي.
إن الحفاظ على الأرشيفات الرقمية يمكن أن يجعل التاريخ أكثر سهولة في الوصول إليه، ولكنه يجلب أيضًا مشاكل تلف البيانات والتغيرات التكنولوجية السريعة.في عملية أرشفة الويب، لا يعد استخدام برامج الزحف الآلية للويب لجمع صفحات الويب تقدمًا تقنيًا فحسب، بل إنه أيضًا حماية للسجلات التاريخية.
وقد قام المجلس الدولي للأرشيف بتطوير سلسلة من المعايير التي تحاول توحيد وصف الأرشيفات لمواجهة هذا التحدي.علاوة على ذلك، زادت مسؤولية الدول عن حماية الممتلكات الثقافية، وخاصة في مواجهة الكوارث الطبيعية أو الحروب، وبالتالي أصبح ضمان سلامة التراث الثقافي أكثر أهمية. <ص> إن قضية حفظ الأرشيف ليست ذات طبيعة تقنية فحسب، بل إنها تتعلق أيضًا بجذور كل هذا في المجتمع. فهل يمكننا أن نتعلم من حكمة الحضارات القديمة ونجد حلولاً مناسبة للعصر المعاصر؟