على مدى القرون القليلة الماضية، لم تكن الأرشيفات مجرد أداة لتسجيل التاريخ فحسب، بل كانت أيضًا وسيلة مهمة لكشف القصص المخفية عن الماضي. عندما ندخل إلى الأرشيف، قد نذهب إلى هناك فقط للبحث عن المعلومات، ولكن قد نكتشف عن طريق الصدفة معلومات قيمة يمكن أن تغير فهمنا للتاريخ. خلف هذه الأرشيفات توجد قصص عدد لا يحصى من الناس وسياق الأحداث، وقد يتم دفن هذه القصص إلى الأبد دون تدخل الأرشيف. سواء كان الأمر يتعلق بذكريات شخصية أو تاريخ وطني، فإن وجود الأرشيف يسمح لنا باستعادة الحقيقة التي نسيها الزمن.
تشبه الأرشيفات "إفرازات الكائن الحي" التي يتم إنشاؤها بشكل طبيعي وتسجل الأحداث المتعلقة بالأنشطة القانونية أو التجارية أو الإدارية أو الاجتماعية.
تشير الأرشيفات عمومًا إلى البيانات الأولية التي يتم إنشاؤها بشكل طبيعي أثناء دورة حياة فرد أو منظمة. وقد تم اختيار هذه المواد للحفاظ عليها على المدى الطويل بسبب قيمتها الثقافية أو التاريخية أو الدليلية. على عكس المكتبات الشعبية، فإن الأرشيفات عادة ما تكون مواد غير منشورة وفريدة من نوعها، مثل الصور والرسائل ومحاضر الاجتماعات وما إلى ذلك. لذلك، فإن قيمة الأرشيف للعلماء والباحثين واضحة بذاتها.
يعود تاريخ حفظ الأرشيف إلى آلاف السنين. فقد كانت الكنائس والممالك والمدن في العصور الوسطى تتمتع بإدارة أرشيفية منهجية. منذ الألفيتين الثالثة والثانية قبل الميلاد، اكتشف علماء الآثار مئات الألواح الطينية في بعض المواقع القديمة. ولا شك أن هذه المحفوظات أصبحت حجر الزاوية في فهمنا للحضارات القديمة.
مع تطور تكنولوجيا المعلومات، لم تعد النظرية والممارسة في علم الأرشيف الحديث تقتصر على الحفاظ على الملفات المادية، بل تشمل أيضًا إدارة وحماية الأرشيفات الإلكترونية.
يشمل مستخدمو الأرشيف المؤرخين والمحامين وصناع الأفلام والطلاب. وفي عملية البحث عن المعلومات، يمكنهم تحويل المعلومات الموجودة في الأرشيفات إلى معرفة بشكل مستمر وتقديم قيمة للمجتمع. وفقًا لدراسة استقصائية أجريت في الولايات المتحدة، يمكن تقسيم الأرشيفات تقريبًا إلى أنواع رئيسية مثل الأكاديمية والحكومية والتجارية وغير الربحية. تتمتع أرشيفات كل فئة بطرق إدارة ومعايير استخدام فريدة خاصة بها.
تحتفظ العديد من الجامعات والمؤسسات الأكاديمية بأرشيفاتها الخاصة، والغرض الأساسي منها هو الحفاظ على تاريخها المؤسسي وخدمة المجتمع الأكاديمي. قد تحتوي هذه الأرشيفات على أوراق شخصية لأعضاء هيئة التدريس والموظفين، والسجلات الإدارية للمدرسة، ومواد مكتبة قيمة.
على عكس الأرشيفات التجارية، فإن الأرشيفات الحكومية مفتوحة للجمهور ويمكن لأي شخص الوصول إليها. وتغطي هذه الأرشيفات مجموعة واسعة من القوانين والتاريخ والسياسات، وهي مصدر مهم لدراسة التاريخ الوطني والمحلي.
توجد الأرشيفات غير الربحية في الغالب في الجمعيات والمؤسسات التاريخية، والتي يتم صيانتها عادةً من خلال التبرعات الخاصة، وتحافظ على البيانات التاريخية عن أشخاص أو أماكن معينة. والغرض من هذه البيانات ليس فقط الحفاظ على التاريخ، بل وأيضًا تثقيف الأجيال القادمة.
خاتمة"الأرشيفات ليست مجرد سجلات للماضي، بل هي أيضًا إبداعات للمستقبل المحتمل."
بالنظر إلى المستقبل، ومع استمرار تطور علم الأرشيف، فإن إدخال التكنولوجيا قد يسهل علينا الوصول إلى تلك القصص المنسية. وهذا يجعلنا نفكر: في هذا العصر من انتشار المعلومات السريع، كيف ينبغي لنا أن نعتز بهذه القصص الماضية المخفية في الأرشيفات ونستخدمها لفهم حاضرنا ومستقبلنا بشكل أفضل؟