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Como fazer as melhores escolhas de projetos em um mundo com recursos limitados?
Na era atual de recursos limitados, como otimizar o investimento do projeto para obter o máximo de benefícios se tornou uma questão importante para todas as empresas. O gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) é uma ferramenta eficaz que pode ajudar organizações a selecionar e gerenciar projetos de forma inteligente em um ambiente de projetos complexo para atingir metas operacionais e financeiras.
O objetivo do gerenciamento de portfólio de projetos é determinar a alocação ideal de recursos para atingir as metas operacionais e financeiras da organização, levando em consideração as necessidades do cliente e outras restrições externas.
As principais funções do gerenciamento de portfólio de projetos incluem gerenciamento de pipeline, gerenciamento de recursos, controle de mudanças, gerenciamento financeiro e gerenciamento de riscos. Esses componentes principais se complementam e podem fornecer às empresas soluções abrangentes de melhoria de projetos e mitigação de riscos.
Importância do gerenciamento de pipelineO gerenciamento de pipeline visa garantir que a organização gere e avalie propostas de projetos suficientes e determine como executar projetos relacionados dentro de recursos e tempo limitados. O gerenciamento bem-sucedido do pipeline depende de um processo de tomada de decisão alinhado ao plano estratégico da empresa.
Os três principais subcomponentes do Gerenciamento de Pipeline são a geração de ideias, o processo de aceitação do trabalho e a revisão de fases, que são os pilares da avaliação bem-sucedida do projeto.
Dentro dessa estrutura, as organizações podem não apenas identificar e utilizar recursos em tempo hábil, mas também responder com flexibilidade a várias mudanças no processo de tomada de decisão e reduzir riscos de longo prazo.
Processo de gerenciamento de recursos
A gestão de recursos enfatiza o uso eficiente de todos os recursos dentro da empresa, incluindo habilidades financeiras, humanas e técnicas. O PPM pode fornecer uma visão clara para ajudar os gerentes a alocar recursos de forma eficaz. Além disso, os gerentes de projeto podem simular estratégias de alocação de recursos em diferentes cenários e fazer ajustes a qualquer momento durante a execução do plano.
O gerenciamento eficaz de recursos ajuda as organizações a permanecerem flexíveis e a se adaptarem rapidamente a eventos inesperados em um ambiente em mudança.
O papel fundamental do controle de mudanças
Mudanças são inevitáveis durante um projeto; portanto, é crucial controlá-las e fazer ajustes oportunos. O PPM fornece um repositório centralizado de solicitações de mudança, ajudando as organizações a adequar recursos às necessidades de mudança.
O impacto da gestão financeira
À medida que os projetos avançam, a gestão financeira se torna crítica ao conduzir avaliações de projetos. O PPM permite que o escritório financeiro preveja e gerencie com mais precisão os recursos financeiros para vários projetos, melhorando o valor geral dos projetos e alinhando-os com os objetivos estratégicos da organização.
Importância da Gestão de RiscosPor meio de controles financeiros precisos, as organizações podem avaliar melhor o progresso do projeto e atingir as metas financeiras desejadas.
Na gestão de portfólio de projetos, a gestão de riscos é um aspecto que não pode ser ignorado. Ao analisar as características de risco interno de cada projeto, as empresas podem formular planos de resposta correspondentes para reduzir o impacto dos riscos. Além disso, por meio de uma avaliação de risco abrangente, as organizações podem alcançar uma gestão de risco mais equilibrada em todo o seu portfólio.
História e Desenvolvimento do Portfólio de Projetos
As origens do gerenciamento de portfólio de projetos podem ser rastreadas até a teoria financeira na década de 1950. Essas teorias enfatizam a importância de coordenar diversos elementos para reduzir o risco de investimento coletivo. Com a ajuda dessas teorias, as empresas podem otimizar os retornos de seus portfólios de projetos e utilizar e desenvolver adequadamente recursos limitados.
A ascensão do gerenciamento de portfólio de projetos empresariais (EPPM)
EPPM é uma abordagem de gerenciamento de cima para baixo usada para coordenar todo o trabalho e recursos do projeto dentro de uma empresa. Em comparação com abordagens tradicionais, o EPPM fornece uma visão mais centralizada das informações do projeto e do portfólio, permitindo que os gerentes monitorem o progresso de forma mais eficaz e identifiquem possíveis problemas.
Essa abordagem centralizada fornece às organizações uma fonte unificada de verdade, ajudando a gerência a tomar decisões mais informadas com base nos planos estratégicos da empresa.
Ele permite que as empresas otimizem melhor seus portfólios de projetos e equilibrem a alocação de recursos entre vários projetos de investimento de capital, reiterando mais uma vez a importância da otimização de projetos quando os recursos são limitados.
À medida que as demandas do mercado mudam e a tecnologia avança, o gerenciamento de projetos empresariais também está evoluindo. No futuro, como as empresas podem atingir uma seleção e otimização de projetos mais eficientes com recursos limitados? Será que essa será uma questão sobre a qual todo gerente deve pensar?
