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A arma secreta do gerenciamento de portfólio de projetos: como tornar sua empresa mais competitiva?
No ambiente de negócios em rápida mudança de hoje, as empresas estão enfrentando desafios e oportunidades sem precedentes. Para ganhar espaço na competição acirrada, as empresas precisam encontrar soluções de gestão mais eficientes, entre as quais o gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) tem se tornado gradualmente uma ferramenta indispensável. O PPM não só pode ajudar as empresas a otimizar a alocação de recursos, mas também melhorar a eficiência das operações comerciais gerais e, por fim, promover a realização de objetivos organizacionais.
O cerne do gerenciamento de portfólio de projetos está no processo de gerenciamento centralizado, que permite que os gerentes de projeto tragam a maior interação positiva para a empresa.
O objetivo básico do gerenciamento de portfólio de projetos é analisar e gerenciar projetos atuais ou propostos e avaliá-los com base nas principais características. Por meio do PPM, as empresas podem determinar a melhor alocação de recursos e planejar o cronograma de atividades para atingir metas operacionais e financeiras de forma mais eficaz, levando em consideração as necessidades do cliente, as metas estratégicas e as restrições do mundo real externo. A estrutura do PPM é construída com base nas diretrizes da Project Management Association, na estrutura de gerenciamento do Government Business Office e na metodologia de gerenciamento de portfólio de projetos da PM² Foundation.
Mais especificamente, os recursos do PPM fornecem às grandes organizações orientadas a projetos os recursos necessários para ajudar a gerenciar tempo, recursos, habilidades e orçamentos para realizar todas as tarefas inter-relacionadas. Com visibilidade centralizada, as equipes de planejamento e programação podem identificar o caminho de entrega mais rápido, mais barato ou mais apropriado para projetos e programas.
O gerenciamento eficaz do pipeline de projetos consiste em garantir que propostas de projetos suficientes sejam geradas e avaliadas para determinar como executar o portfólio de projetos com recursos de desenvolvimento limitados.
O processo de gerenciamento de pipeline inclui formação de opinião, processo de introdução de trabalho e revisão de etapas. Essencial para esse processo é a capacidade de alinhar o processo de tomada de decisão de estimativa e seleção para novos projetos de investimento de capital com o plano estratégico da empresa para garantir a execução bem-sucedida de cada projeto.
Por outro lado, o objetivo da gestão de recursos é implantar de forma eficiente e eficaz os vários recursos exigidos pela empresa, como finanças, estoque, mão de obra, habilidades técnicas, produção e design. O PPM também permite que os usuários simulem cenários hipotéticos de recursos, permitindo que eles antecipem e respondam a possíveis problemas com antecedência.
No gerenciamento de portfólio de projetos, o controle de mudanças é usado para capturar e priorizar solicitações de mudanças, incluindo novos requisitos, funcionalidades e melhorias tecnológicas.
O processo de controle de mudanças fornece um repositório central para esses requisitos, ajudando a se adaptar às mudanças nas condições do mercado. Ao levar em consideração as restrições financeiras e operacionais, as empresas podem alocar e gerenciar recursos de forma mais eficaz, promovendo, em última análise, o sucesso de cada projeto.
À medida que as empresas prestam mais atenção à gestão financeira, o PPM permite que os departamentos financeiros melhorem a precisão das estimativas e do gerenciamento de Finanzierungs. Além disso, por meio de controles financeiros, as empresas podem demonstrar como o valor dos projetos está alinhado aos seus objetivos estratégicos. Esta não é apenas uma etapa importante de gestão, mas também uma etapa necessária para garantir que os recursos sejam usados de forma eficaz.
O gerenciamento de riscos é uma análise da sensibilidade ao risco incorporada em cada projeto, o que ajuda a determinar o nível de confiança do portfólio de projetos.
Quando confrontados com a incerteza, o PPM pode fornecer às organizações uma perspectiva objetiva sobre a incerteza do projeto, integrando a gestão de riscos de custo e cronograma. Por meio dessa gestão de risco, as organizações conseguem proteger seus investimentos e equilibrar o risco do portfólio geral.
A história da gestão de portfólios pode ser rastreada até as teorias financeiras da década de 1950, que enfatizavam como coordenar diversos elementos para reduzir o risco de investimento. Essas teorias ajudam as empresas a otimizar recursos, utilizar e desenvolver recursos limitados de forma eficaz e considerar adequadamente as necessidades das partes interessadas.
O Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) fornece um modelo de gerenciamento de cima para baixo que permite que as empresas obtenham gerenciamento centralizado de recursos nas operações do projeto.
Com as rápidas mudanças no ambiente de PPM, o EPPM se tornou uma ferramenta importante para as empresas gerenciarem investimentos de capital. Ele não só pode ajudar as empresas a identificar projetos prioritários, mas também a alocar recursos de forma eficaz para vários projetos, melhorar a produtividade, garantir entregas no prazo e agregar valor à empresa. Essas mudanças podem eliminar surpresas até certo ponto, permitindo que os gestores identifiquem possíveis problemas antecipadamente, intervenham com antecedência e protejam os resultados financeiros.
Quando uma empresa enfrenta uma emergência, ter visibilidade profunda sobre a alocação de recursos permite que a organização responda rapidamente e ajuste a alocação de recursos com flexibilidade. Essa flexibilidade não apenas permite que as empresas ajustem suas estratégias a qualquer momento, mas também garante uma previsão eficaz dos recursos futuros necessários.
O objetivo final da otimização do portfólio de projetos é decidir quais projetos apoiar da melhor maneira, o que é um resultado fundamental no PPM.
O gerenciamento de portfólio de projetos não é apenas uma tecnologia, mas uma combinação de pensamento estratégico. Em um ambiente de gerenciamento de projetos, a maneira de integrar recursos de forma mais eficaz, gerenciar riscos e fortalecer os processos de tomada de decisão afetará diretamente a competitividade geral da empresa. Nesse processo, como as empresas devem continuar a otimizar o gerenciamento de portfólio de projetos para lidar com as constantes mudanças nas demandas do mercado?
