Language
Country/Area
No result found
Khám phá bức tranh toàn cảnh về quản lý cơ sở: ISO định nghĩa các chức năng cốt lõi của nghề này như thế nào?
Quản lý cơ sở vật chất (FM) là một chuyên ngành tập trung vào việc sử dụng phối hợp không gian, cơ sở hạ tầng, con người và tổ chức. Chức năng cốt lõi của khu vực này là đảm bảo tài sản vật chất và môi trường được quản lý hiệu quả để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. Quản lý cơ sở vật chất giúp các tổ chức đạt được mục tiêu của mình trong môi trường xây dựng bằng cách tích hợp bảo trì, an toàn, hiệu quả và sự thoải mái.
Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) định nghĩa quản lý cơ sở vật chất là chức năng tổ chức tích hợp con người, địa điểm và quy trình để cải thiện chất lượng cuộc sống của mọi người và năng suất của các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Lịch sử quản lý cơ sở vật chất
Khái niệm quản lý cơ sở vật chất bắt nguồn từ những năm 1960 và ban đầu chủ yếu liên quan đến quản lý hệ thống CNTT. Vào thời điểm đó, nhà sáng lập IBM Ross Perot đã đặt ra thuật ngữ này để mô tả sự tích hợp của dịch vụ quản lý mạng và hỗ trợ. Theo thời gian, lĩnh vực này đã phát triển để bao gồm các yếu tố rộng hơn về quản lý xây dựng và vận hành. Năm 1979, tại một hội nghị do Herman Miller tài trợ, quản lý cơ sở vật chất được công nhận là một thành phần quan trọng của quá trình lập kế hoạch chiến lược tổ chức. Sau đó, Viện Quản lý Cơ sở (FMI) được thành lập tại Ann Arbor, Michigan.
Định nghĩa và phạm vi
Phạm vi quản lý cơ sở vật chất bao gồm các chức năng kinh doanh đa ngành nhằm cân bằng cung cầu về cơ sở vật chất và dịch vụ. Theo định nghĩa của ISO 41011, "cơ sở vật chất" bao gồm tất cả tài sản hữu hình hỗ trợ một tổ chức, chẳng hạn như bất động sản, tòa nhà, cơ sở hạ tầng và dịch vụ CNTT. Việc thực hiện các nguyên tắc này, phù hợp với khuôn khổ quản lý của ISO 41001:2018, giúp cải thiện chất lượng và năng suất của môi trường làm việc.
Năng lực chính cho Quản lý cơ sở vật chất
Quản lý cơ sở vật chất là hoạt động phối hợp nơi làm việc thực tế với con người và công việc tổ chức nơi đó, tích hợp các nguyên tắc từ quản lý kinh doanh, kiến trúc, khoa học hành vi và kỹ thuật.
Theo Hiệp hội Quản lý Cơ sở Quốc tế (IFMA), các năng lực chính của quản lý cơ sở bao gồm mười một năng lực, trong đó có lãnh đạo và chiến lược, vận hành và bảo trì, tài chính và kinh doanh, bảo vệ môi trường và tính bền vững. Những năng lực này đảm bảo rằng bộ phận quản lý cơ sở có vị trí chiến lược trong tổ chức và tiếp tục đối mặt với những thách thức về đổi mới và phát triển.
Vai trò của Người quản lý cơ sở
Người quản lý cơ sở chịu trách nhiệm về hoạt động của nhiều chức năng kinh doanh và ưu tiên hàng đầu của họ là đảm bảo an toàn và sức khỏe cho mọi người. Công việc của người quản lý cơ sở cần được thực hiện ở cả cấp độ chiến lược và chiến thuật: một mặt, giúp khách hàng hiểu được tác động của các quyết định của họ đối với không gian, dịch vụ và rủi ro kinh doanh, mặt khác, đảm bảo rằng môi trường sống hoạt động hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Môi trường, Sức khỏe và An toàn (EHS)
Ban quản lý cơ sở phải xác định, phân tích, đánh giá, kiểm soát và quản lý nhiều vấn đề liên quan đến môi trường và an toàn. Không giải quyết đúng đắn những vấn đề này có thể dẫn đến môi trường làm việc không lành mạnh, nhân viên bị bệnh, bị thương, mất mát trong kinh doanh hoặc có hành động pháp lý.
An toàn phòng cháy chữa cháy
Nguy cơ hỏa hoạn là những sự kiện có nguy cơ cao và các phòng quản lý cơ sở cần thiết lập hệ thống kiểm tra và bảo trì thiết bị phòng cháy chữa cháy toàn diện để đảm bảo an toàn tính mạng và tính toàn vẹn của tài sản.
Quản lý bảo mật
Bộ phận Quản lý Cơ sở chịu trách nhiệm về sự an toàn của nhân viên và hoạt động của chúng tôi, bao gồm việc bảo trì phần cứng an ninh và các biện pháp an ninh phức tạp khác.
Bảo trì, Kiểm tra và Kiểm tra
Bảo trì và kiểm tra thường xuyên là cần thiết để đảm bảo cơ sở của bạn hoạt động an toàn và hiệu quả. Loại công việc này thường được lập kế hoạch thông qua hệ thống quản lý cơ sở vật chất hỗ trợ máy tính (CAFM). Bảo trì tòa nhà bao gồm tất cả các công việc phòng ngừa và phục hồi cần thiết để đảm bảo độ bền và chức năng của tòa nhà, từ sơn đến hệ thống ống nước, từ kính đến gạch ốp lát.
Quản lý vệ sinh
Công tác vệ sinh thường được thực hiện sau các hoạt động thương mại, nhưng cũng cần phải bố trí công việc riêng để đảm bảo vệ sinh khu vực công cộng. Bao gồm dịch vụ vệ sinh thường xuyên, bổ sung vật tư tiêu hao và dịch vụ phản hồi nhanh.
Kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh
Tất cả các tổ chức nên có kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh để ứng phó với hỏa hoạn hoặc sự cố lớn và đảm bảo hoạt động có thể được khôi phục nhanh chóng. Ban quản lý cơ sở sẽ cần hỗ trợ khôi phục hoạt động tại địa điểm được chỉ định khi cần thiết.
Phân bổ không gian và thay đổi
Bố trí văn phòng trong nhiều tổ chức cần được điều chỉnh thường xuyên, một quá trình được gọi là churn. Các phòng quản lý cơ sở thường sử dụng hệ thống thiết kế hỗ trợ máy tính (CAD) để thực hiện những điều chỉnh này nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu kinh doanh và các yêu cầu theo quy định.
Ngày quản lý cơ sở vật chất toàn cầu
Kể từ năm 2009, Global FM đã tài trợ cho Ngày FM Thế giới để tôn vinh và ghi nhận những đóng góp của các chuyên gia quản lý cơ sở, nhấn mạnh vai trò của họ trong việc thúc đẩy tính bền vững, đổi mới và sự xuất sắc trong vận hành.
Tầm quan trọng của quản lý cơ sở đang tăng lên cùng với sự phức tạp của các hoạt động tổ chức. Trong bối cảnh này, bạn nghĩ quản lý cơ sở sẽ phải đối mặt với những thách thức và cơ hội nào trong tương lai?
