Language
Country/Area
No result found
Sự phát triển toàn cầu của quản lý cơ sở: Làm thế nào để mở rộng từ quản lý mạng của IBM sang không gian thương mại?
Quản lý cơ sở vật chất (FM) đã phát triển thành một lĩnh vực chuyên nghiệp tập trung vào việc điều phối việc sử dụng không gian, cơ sở hạ tầng, con người và tổ chức. Nó đảm bảo rằng tài sản vật chất và môi trường phù hợp với nhu cầu của từng người dùng và hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức trong môi trường xây dựng bằng cách tích hợp bảo trì, an toàn, hiệu quả và sự thoải mái. Ngành FM hoạt động dựa trên các tiêu chuẩn toàn cầu như ISO 41001 và được hướng dẫn bởi các tổ chức như Hiệp hội Quản lý Cơ sở Quốc tế (IFMA).
Lịch sử
Khái niệm quản lý cơ sở vật chất bắt nguồn từ những năm 1960 và ban đầu liên quan đến quản lý hệ thống CNTT. Thuật ngữ này có nguồn gốc từ cựu sinh viên IBM và người sáng lập Electronic Data Systems, Ross Perot, để mô tả sự tích hợp của dịch vụ quản lý mạng và hỗ trợ. Theo thời gian, lĩnh vực này đã mở rộng bao gồm cả hoạt động quản lý xây dựng và vận hành. Năm 1979, quản lý cơ sở vật chất được đề cập đến như một phần của quá trình lập kế hoạch tổ chức chiến lược tại một hội nghị do Herman Miller tài trợ. Sau đó, công ty thành lập Viện Quản lý Cơ sở vật chất (FMI) tại Ann Arbor, Michigan.
Năm 1980, Hiệp hội Quản lý Cơ sở Quốc gia (NFMA) được thành lập, tách ngành này ra khỏi một công ty duy nhất. Năm 1982, NFMA mở rộng thành Hiệp hội Quản lý Cơ sở Quốc tế (IFMA). Năm 1986, tổ chức FM chuyên nghiệp đầu tiên tại Vương quốc Anh được thành lập, Hiệp hội Quản lý Cơ sở (AFM).
Định nghĩa và phạm vi
Quản lý cơ sở vật chất bao gồm nhiều chức năng kinh doanh khác nhau nhằm cân bằng cung cầu về cơ sở vật chất và dịch vụ. Thuật ngữ “cơ sở vật chất” bao gồm tất cả các tài sản hữu hình hỗ trợ một tổ chức, chẳng hạn như bất động sản, tòa nhà, cơ sở hạ tầng, hệ thống HVAC, dịch vụ CNTT, v.v. Theo định nghĩa của ISO 41011 năm 2017, FM là "chức năng tổ chức tích hợp con người, địa điểm và quy trình trong môi trường xây dựng để cải thiện chất lượng cuộc sống của con người và năng suất của hoạt động kinh doanh cốt lõi". ISO 41001:2018 cung cấp một khuôn khổ quản lý để thực hiện những nguyên tắc này.
Khả năng chính
Theo IFMA, “FM là hoạt động phối hợp không gian làm việc vật lý với mọi người và công việc trong một tổ chức”. Ngoài ra, trong Phân tích nhiệm vụ công việc toàn cầu năm 2017, IFMA đã xác định 11 năng lực quản lý cơ sở, bao gồm:
Lãnh đạo và Chiến lượcVận hành và bảo trì
Tài chính và Kinh doanh
Bảo vệ môi trường và phát triển bền vững
Quản lý dự án
Kỹ thuật nhân tố con ngườiQuản lý bất động sản và tài sản
Quản lý Cơ sở vật chất và Công nghệ
Quản lý rủi ro
Truyền thông
Chất lượng và hiệu suất
Vai trò của Người quản lý cơ sở
Người quản lý cơ sở vật chất (FM) phụ trách nhiều chức năng kinh doanh. Ưu tiên hàng đầu của họ là đảm bảo an toàn tính mạng cho người dân. Người quản lý cơ sở cần hoạt động ở hai cấp độ:
Chiến lược và Chiến thuật: Giúp khách hàng và người dùng cuối hiểu được tác động tiềm tàng của các quyết định đối với không gian, dịch vụ, chi phí và rủi ro kinh doanh.
Vận hành: Đảm bảo môi trường thân thiện với doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí cho tất cả người dùng.
EHS: Môi trường, Sức khỏe và An toàn
Bộ phận quản lý rủi ro trong một tổ chức cần xác định, phân tích, đánh giá, kiểm soát và quản lý nhiều vấn đề liên quan đến môi trường và an toàn. Không quản lý đúng cách có thể dẫn đến tình trạng sức khỏe kém, nhân viên bị thương, tổn thất kinh doanh và các vụ kiện tụng.
An toàn phòng cháy chữa cháy
Mối đe dọa do hỏa hoạn gây ra là nguy cơ cao gây mất mạng người và có thể gây thiệt hại tài sản hoặc đóng cửa doanh nghiệp. Ban quản lý cơ sở phải thường xuyên bảo trì, kiểm tra và thử nghiệm tất cả các thiết bị an toàn phòng cháy chữa cháy và hệ thống an toàn tính mạng, đồng thời lưu giữ hồ sơ và chứng chỉ tuân thủ.
Vệ sinh và hoạt động hàng ngày
Hoạt động vệ sinh thường được thực hiện ngoài giờ làm việc, nhưng các dịch vụ vệ sinh cần thiết vẫn được cung cấp trong giờ làm việc. Ở nhiều tổ chức, việc thay đổi thường xuyên cách bố trí văn phòng đòi hỏi bộ phận quản lý phải lập kế hoạch và quản lý, sử dụng hệ thống thiết kế hỗ trợ máy tính (CAD) để hỗ trợ thiết kế.
Kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh
Mọi tổ chức đều phải có kế hoạch phát triển bền vững để nhanh chóng khôi phục hoạt động trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn hoặc sự cố lớn. Bộ phận FM sẽ là một trong những đơn vị chủ chốt khi đến thời điểm chuyển giao hoạt động đến địa điểm phục hồi.
Ngày quản lý cơ sở vật chất toàn cầu
Kể từ năm 2009, tổ chức FM toàn cầu đã tổ chức Ngày FM thế giới hàng năm để tôn vinh và ghi nhận những đóng góp của các chuyên gia quản lý cơ sở và nhấn mạnh vai trò của người quản lý cơ sở trong việc thúc đẩy tính bền vững, đổi mới và hoạt động xuất sắc trên toàn cầu.
Khi phạm vi quản lý cơ sở dần mở rộng, ngành này có thể phải đối mặt với những thách thức và cơ hội mới trong tương lai. Chúng ta có cần phải xem xét lại vai trò và tầm quan trọng của việc quản lý cơ sở vật chất trong môi trường kinh doanh ngày nay không?
