Marco C. Meier

The Responsibility of Business and Information Systems Engineering in Large-Scale IT Projects

The failure of IT projects has been subject to discussions for decades. For example, magazines report on historical failures of IT projects in the U.S. (Zeitler 2008), consulting firms analyze the failure of large-scale IT projects (Richter et al. 2008), and also science provides detailed studies about failures in selected major IT projects in Germany (Mertens 2009). Often, the so-called CHAOS report is used as a starting point for such analyses: according to this report, currently 24% of IT projects fail, 44% are considered to be challenged, and only 32% are successful (Eveleens and Verhoef 2010). From the perspective of business and information systems engineering (BISE), however, it is necessary to critically question the findings of the CHAOS report. The definition of “success” either remains unclear, or – if carried out – only the successful completion of the project’s implementation is assessed. However, it is not examined whether the project also helps to achieve the company’s objectives. This debate is not new. Already in 1998, Peter Mertens presented 15 theses in which he ultimately claimed that these analyses should focus on the overall objective of increasing corporate value, and derived what should actually be the proper goals of BISE. And yet there is still no single, accepted definition of when an IT project is to be considered a success. Against this background, the prudent scientist would do well to be careful with such general quantitative studies. Although the way of measuring success is controversial, it can be observed that still many large-scale IT projects face enormous problems or even fail. The direct and indirect effects are often dramatic and sometimes even threaten the existence of companies, as the following examples illustrate: In the first half of 2004, the supermarket chain Sainsbury’s had to record a profit decline of 88% compared to the previous year, after they failed to launch a new IT system. The new supply chain management system had proved inadequate so that the company had to let employees carry out processes instead of automating them. A total of 791 million U.S. dollars had to be charged off; Sainsbury’s decline to the third place in the British market has been blamed in large parts on the failure of the project. Toll Collect’s approach to establish a new system for track-based toll collection in Germany failed with great publicity effect with the termination letter from the Federal Transport Minister, stating that the offer is technically, legally, and economically unacceptable. This was preceded by months of quarrels due to numerous failures and ever-new delays. The system went live in early 2005 with a total delay of 16 months and limited functionality. On July, 29th 2005 the federal government therefore brought an action against the toll consortium and raised claims of 5.1 billion Euros. The dispute lasts until today. One of the largest IT projects in Europe with an estimated cost of up to 5.4 billion Euros, extensive requirements regarding data volume and protection is the introduction of the electronic health card in Germany. It was originally intended to replace the health insurance card on January 1st 2006 and now is several years behind schedule. The resulting loss of confidence of the public towards politics is enormous. Hence, the Chaos Computer Club summarized a study by Booz-Allen-Hamilton with the following words (translated): “In the best tradition of state-run large-scale software projects, another extremely expensive prestige project is consciously being approached here, the benefits of which are in no reasonable proportion to the risks and foreseeable problems. A first look at the data points to a massive explosion of costs through the introduction of the health card and to another technological disaster.” Such large-scale IT projects are likely to cause problems in future as well. Both, the increase in IT penetration of virtually all areas of life and their increasing interconnectedness, can be expected to increase the level of IT investments and the size of IT projects. This would also, unless countermeasures are taken, involve a higher number of failing projects, including – as mentioned above – huge tangible and intangible damage. Without a thorough performance analysis, largescale projects therefore continue to fail. Here, BISE as an interdisciplinary field of research is required to contribute to more success. In a first step, the following questions must be answered:

Personalisierung von Management- und Stakeholder-Informations-Systemen

Bei Informationssystemen fur die Unternehmensfiihrung gibt es bisher kaum systematische tiefer gehende Moglichkeiten zur Individualisierung. Die Grunde liegen in der hohen Komplexitat von Benutzermodellen und dynamischen Anderungen des Informationsbedarfs. Dieser Beitrag beschreibt einen Ansatz zur Personalisierung von Management-und Stakeholder-Informations-Systemen. Der Fokus liegt auf der Generierung von Initiallosungen. Schlusselelemente des Konzepts bilden Kern-Schalen-Modelle die dabei helfen sollen Informationsbedarfe nach Rollen sowie Unternehmensmerkmalen in einer Wissensbasis zu strukturieren. Daruber hinaus werden Alternativen fur die Analyse der Systemnutzung sowie die Anpassung der Benutzerprofile im laufenden Betrieb diskutiert

Integration interner und externer Führungsinformationen in einem Pharmaunternehmen — Probleme und Lösungsansätze

Decisions in the pharmaceutical industry are often based on external informa tion, e.g. press releases or research reports At Schering AG a couple of departments deal with the collection of this kind of data. So far they miss a linking platform that would en able a dynamic input of retrieval results into electronic management information systems in order to distribute the data to more decision makers in different contexts. This target should be achieved by the implementation of SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM®). The article describes the results of a study, containing a survey of the offer and de mand of data. This is used as a basis for solu tions for the linking and active distribution of internal and external management informa tion.

Die Integration von internen und externen Informationen als Herausforderung für das Controlling

In einem engen Sinne basiert Controlling auf den Zahlen des Rechnungswesens. Diese erhalten ihre volle Aussagekraft aber haufig erst im Bezug zur Unternehmensumwelt. Somit tritt die Uberwachung externer Sachverhalte im Controlling mindestens gleichberechtigt neben die Analyse der internen Daten. Eine wichtige Informationsquelle in diesem Zusammenhang ist die Marktforschung. Zum Controlling gehoren aber auch qualitative Informationen mit einem anderen betriebs-, volkswirtschaftlichen oder politischen Hintergrund.

Die Verantwortung der Wirtschaftsinformatik bei IT-Großprojekten

Das Scheitern von IT-Projekten wird seit Jahrzehnten heftig diskutiert. So berichten beispielsweise Magazine über historische Fehlschläge bei IT-Projekten in den USA (Zeitler 2008), Unternehmensberatungen analysieren das Scheitern von ITGroßprojekten (Richter et al. 2008) und auch die Wissenschaft stellt detaillierte Untersuchungen zu Fehlschlägen bei ausgewählten IT-Großprojekten in Deutschland an (Mertens 2009). Ausgangspunkt solcher Analysen und Berichte ist häufig der sogenannte CHAOS Report: aktuell scheitern demnach 24 % der IT-Projekte, 44 % gelten als eingeschränkt erfolgreich und nur 32 % sind erfolgreich (Eveleens and Verhoef 2010). Aus Sicht der Wirtschaftsinformatik sollte man die Befunde des CHAOS Reports aber kritisch hinterfragen. Die Definition von „Erfolg“ bleibt dort entweder unklar, oder – so sie denn erfolgt – wird nur die erfolgreich abgeschlossene Projektdurchführung bewertet. Jedoch wird nicht berücksichtigt, ob das Projekt auch dazu beiträgt die Unternehmensziele zu erreichen. Diese Debatte ist nicht neu – bereits 1998 präsentierte Peter Mertens 15 Thesen, in denen er letztlich forderte, sich am Ziel der Steigerung des Unternehmenswerts zu orientieren und davon ableitete, welches die richtigen Ziele der Wirtschaftsinformatik sein sollten. Und doch gibt es immer noch keine einheitliche, akzeptierte Definition, wann ein IT-Projekt als Erfolg zu werten ist. Vor diesem Hintergrund tut der umsichtige Wissenschaftler gut daran, derartige pauschal-quantitative Studien mit Vorsicht zu genießen. Auch wenn die Art und Weise der Erfolgsmessung umstritten ist, lässt sich die Beobachtung, dass immer noch zahlreiche IT-Großprojekte mit enormen Problemen bis hin zum Scheitern kämpfen, kaum verneinen. Die direkten und indirekten Auswirkungen sind häufig dramatisch, teils gar existenzbedrohend, wie die folgenden Beispiele verdeutlichen: Die Supermarktkette Sainsbury’s musste im ersten Halbjahr 2004 nach der gescheiterten Einführung eines neuen IT-Systems einen Gewinneinbruch in Höhe von 88 % gegenüber dem Vorjahr verbuchen. Das neue Supply-Chain-Management System hatte sich als unzureichend erwiesen, so dass das Unternehmen Prozesse personell statt automatisiert durchführen musste. Insgesamt 791 Millionen US-Dollar wurden abgeschrieben, das Abrutschen Sainsbury’s auf den dritten Platz im britischen Markt wurde zu einem guten Teil dem gescheiterten Projekt angelastet. Der Ansatz, mit Toll Collect ein neuartiges System zur streckenabhängigen Mauterhebung in Deutschland einzuführen, scheiterte öffentlichkeitswirksam mit dem Kündigungsschreiben des Bundesverkehrsministers, wonach das Angebot „technisch, rechtlich und wirtschaftlich nicht akzeptabel sei“. Vorausgegangen waren monatelange Querelen aufgrund zahlreicher Fehlfunktionen und ständig neuer Verzögerungen. Das System ging Anfang 2005 mit insgesamt 16 Monaten Verspätung und eingeschränkter Funktionalität in Betrieb. Am 29. Juli 2005 reichte der Bund daher Klage gegen das Maut-Konsortium ein und erhob Forderungen in Höhe von 5,1 Milliarden Euro. Die Rechtsstreitigkeiten dauern bis zum heutigen Tage an. Eines der größten IT-Projekte Europas mit geschätzten Kosten von bis zu 5,4 Milliarden Euro, enormen Anforderungen bezüglich Datenvolumen und -schutz ist die Einführung der elektronischen Gesundheitskarte in Deutschland, welche ursprünglich zum 1. Januar 2006 die Krankenversicherungskarte ersetzen sollte und nun bereits mehrere Jahre im Verzug ist. Der entstandene Vertrauensverlust der Gesellschaft gegenüber der Politik ist enorm. So fasste der Chaos Computer Club eine Studie von Booz-Allen-Hamilton mit den folgenden Worten zusammen: „In bester Tradition staatlicher Software-Großprojekte wird hier sehenden Auges ein weiteres extrem kostenträchtiges Prestigeprojekt angegangen, dessen Nutzen in keinem sinnvollen Verhältnis zu den Risiken und absehbaren Problemen steht. Eine erste Sichtung der Daten deutet auf eine massive Kostenexplosion bei der Einführung der Gesundheitskarte und ein weiteres Technologie-Desaster hin.“ Derartige IT-Großprojekte sind wohl auch in Zukunft zu befürchten. Sowohl die zunehmende IT-Durchdringung nahezu aller Lebensbereiche als auch deren steigende Vernetzung lassen einen

The Editorial Workbench – Handling the Information Supply Chain of External Internet Data for Strategic Decision Support

Particularly in the field of strategic decisions managers have to deal with a huge amount of quantitative and qualitative data from internal and external sources. Thus the human information processing capacity frequently becomes a bottleneck. The development of the Internet and progress in research areas like user modeling and text mining offer promising prospects to solve the problems. The paper describes the concept and prototype of an “Editorial Workbench”. Based on information requirements of managers this system supports the collection, filtering, and linking of external business news with internal controlling data. SAPTM decided to use parts of the research results for the development of their new product SAP SEMTM.

Linking key figures and internet business news for personalized management information

In order to improve decision support through knowledge management it is becoming increasingly important to combine internal and external as well as quantitative and qualitative management information. The Internet is already one of the most important media for accessing external data and it might continue to grow in significance. The article describes the concept and prototype of an “Editorial Workbench” that helps to manage knowledge spread in internal and external sources in order to distribute the right information to the responsible decision maker in time. SAP decided to use parts of the prototype for the development of their new product SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM)TM.

Situations- und benutzerorientierte Filterung von Führungsinformationen

Mehrere Studien belegen, dass die Informationsuberflutung im Management nach wie vor zu den ungelosten Problemfeldern der Wirtschaftsinformatik zahlt. Vielerorts entstehen Elemente, die zur Entscharfung beitragen konnen. Konkrete Unternehmens- bzw. Entscheidungssituationen sowie personliche Merkmale der Benutzer von Management-Informationssystemen (MIS), etwa Vorwissen und Praferenzen, spielen dabei im Regelfall keine bzw. nur eine untergeordnete Rolle. Gerade diese Aspekte bieten jedoch wertvolle Grundlagen fur verfeinerte Filtersystematiken. Dieser Aufsatz skizziert daher zunachst ausgewahlte Arbeiten aus Wissenschaft und Praxis, die Ansatzpunkte fur eine starker situations- und benutzerorientierte Filterung von Fuhrungsinformationen bieten. Darauf aufbauend wird ein theoretischer Rahmen entwickelt. Zu einigen seiner Elemente liegen Ergebnisse eigener Forschungsarbeiten vor, die abschlieβend vorgestellt werden.

Wirtschaftlichkeitsanalyse für CRM-Systeme — ein Erfahrungsbericht

ZusammenfassungSchätzungen zufolge erfüllen mehr als 50 Prozent aller CRM-Projekte (Customer-Relationship-Management) nicht die Erwartungen — trotzdem steckt die Wirtschaftlichkeitsanalyse von CRM-Systemen noch in den Kinderschuhen. Dies verwundert umso mehr, macht man sich bewusst, dass eine Vielzahl moderner Marketing-, Service- und Vertriebskonzepte sowie deren Verzahnung miteinander ohne IT-Unterstützung nicht denkbar wären. Während pragmatische Projektansätze Gefahr laufen, zu kurz zu greifen — zum Beispiel durch eine reine Kostenbetrachtung -, disqualifizieren sich wissenschaftliche Ansätze eher durch hohe (mathematische) Komplexität, strenge Anwendungsvoraussetzungen sowie Unverständlichkeit für Entscheider im Unternehmen. In einem Kooperationsprojekt haben Siemens und das Kernkompetenzzentrum Finanz & Informationsmanagement der Universität Augsburg einen Business-Case-Rechner erarbeitet, der die skizzierte Gratwanderung zwischen Fundiertheit und Anwendbarkeit adressiert. Denn: Die Kosten für CRM-Systeme lassen sich einfach ermitteln — doch die eigentliche Herausforderung liegt in der systematischen Bewertung von Nutzen und Risiko.

PuK-Systeme in den betrieblichen Funktionsbereichen

Wahrend bisher methodische Fragen von PuK-Systemen behandelt wurden, steht in diesem Teil des Buches ihr Inhalt im Vordergrund. Man kann fur jeden Funktionsbereich einen Informationskatalog entwickeln, sodass insoweit die Kapitel des folgenden Teils gleich aufgebaut sind. Anders verhalt es sich bei Planungs- und Kontrollsystemen. Sie sind in der Regel sehr individuell auf die besonderen Probleme eines Funktionsbereichs zugeschnitten. Hier musste eine gewisse Auswahl getroffen werden, wobei besonders solche Modelle genannt werden, die in der Praxis schon realisiert sind und uber die nach Moglichkeit eine detaillierte Beschreibung in der allgemein zuganglichen Literatur vorliegt.