Roland Rolles

Gestaltung von Verbesserungsprozessen: Workflow im Umfeld von Schulung und Ideenmanagement

Kontinuierliche Prozesverbesserung, organisatorisches Lernen und Workflow Management sind aktuell diskutierte, innovative Konzepte. Diese in einem integrierten Ansatz miteinander in Einklang zu bringen, ist das Ziel des Prototypen KIWI (Kontinuierliche Prozesverbesserung durch Integration von Workflow und Intranet). Als hypermediale Lernumgebung im Intranet richtet sich dieser an Mitarbeiter von Unternehmungen, die sich mit der Einfuhrung und Nutzung eines Workflow-Management-Systems (WMS) befassen. Uber KIWI werden dem Anwender neben dem Verstandnis fur eine prozesorientierte Sichtweise und dem Umgang mit WMS auch Methoden und Werkzeuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) vermittelt. Zum Zwecke einer standigen Verbesserung von den der Workflow-Anwendung zugrundeliegenden Prozessen erlaubt KIWI zusatzlich die Durchfuhrung dezentraler, modellbasierter Verbesserungsaktivitaten. Dadurch kann in der Unternehmung ein Kreislauf von Lernen, Arbeiten, Vorschlagen und Verbessern etabliert werden.

Kontinuierliche Prozeßverbesserung durch Integration von Workflow und Intranet - Der Prototyp KIWI

Kontinuierliche Prozesverbesserung, organisatorisches Lernen und Workflow Management sind aktuell diskutierte, innovative Konzepte. Diese in einem integrierten Ansatz miteinander in Einklang zu bringen, ist das Ziel des Prototypen KIWI (Kontinuierliche Prozesverbesserung durch Integration von Workflow und Intranet). Als hypermediale Lernumgebung im Intranet richtet sich dieser an Mitarbeiter von Unternehmungen, die sich mit der Einfuhrung und Nutzung eines Workflow-Management-Systems (WMS) befassen. Uber KIWI werden dem Anwender neben dem Verstandnis fur eine prozesorientierte Sichtweise und dem Umgang mit WMS auch Methoden und Werkzeuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) vermittelt. KIWI erlaubt zusatzlich die Durchfuhrung dezentraler, modellbasierter Verbesserungsaktivitaten, um die der Workflow-Anwendung zugrundeliegenden Prozesse schrittweise weiter zu verbessern. Dadurch kann in der Unternehmung ein Kreislauf von Lernen, Arbeiten, Vorschlagen und Verbessern etabliert werden. In diesem Beitrag werden Konzeption, Aufbau und Inhalte des Systems dargestellt. Daruber hinaus wird ein Ansatz zur Einordnung von Schulungssystemen vorgestellt. Dieser motiviert unterschiedliche Sichtweisen auf Schulungssysteme durch eine Betrachtung von Abstraktionsebenen. Auf dessen Basis werden eine Reihe von Gestaltungsempfehlungen fur die Entwicklung von Schulungssystemen formuliert, die auf den bei der Erstellung und dem betrieblichen Einsatz von KIWI gemachten Erfahrungen beruhen.

Dynamische Prozesse durch workflow-zentrierte Geschäftsprozeßoptimierung: Herausforderungen in der Praxis

An die Einfuhrung eines Workflow-Management-Systems (WMS) werden grose Hoffhungen geknupft. Durch die Einfuhrung des „elektronischen Fliesbandes“ fur das Buro konnen, so die Versprechungen der Hersteller, die Durchlaufzeiten der Prozesse radikal reduziert, Kapazitaten erhoht, Mitarbeiter entlastet, die Qualitat der Ergebnisse stark verbessert und die Bearbeitungskosten drastisch verringert werden. Damit einher gehen soil eine grosere Flexibilitay der Leistungserstellung, eine Erhohung der Transparenz der Prozesse und eine Verbesserung der Auskunftsbereitschaft uber den Bear-beitungsstand. Diese Hoffnungen sind nicht unberechtigt, fraglich ist jedoch, ob sie sich samtlich in der erwarteten Hohe erfullen werden und welcher Aufwand mit der Einfuhrung eines solchen Systems verbunden ist. Gerade die Vorleistungen, die erforderlich sind, urn ein WMS im Unternehmen produktiv einsetzbar zu machen, konnen die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens in Frage stellen.

Computerbasierte Werkzeuge zur Unterstützung von Workflow-Projekten - Ein Überblick über die Demonstratoren aus dem MOVE-Projekt

Im Rahmen der Arbeitspakete des MOVE-Projektes wurden eine Reihe von Demonstratoren entwickelt. Diese zeigen die Umsetzbarkeit der im Projekt erarbeiteten Konzepte. Dabei entstanden Demonstratoren fur alle Phasen des dem Projekt zugrundeliegenden Lebenszyklus [El MOVE-Band 1: Just-Hahn et al. 1998]. Abb. 41 stellt diesen Lebenszyklus in seinen Kernphasen schematisch dar und ordnet die in Abschnitt 2 vorzustellenden Demonstratoren den einzelnen Phasen zu. Da einige der Demonstratoren eine phasenubergreifende Unterstutzung zum Ziel haben, ist stellenweise eine eindeutige Zuordnung nicht moglich. fur diese Falle ist der Demonstrator zwischen den relevanten Phasen dargestellt. Es sei darauf hingewiesen, das selbstverstandlich neben den hier erwahnten Demonstratoren in den Anwenderprojekten lauffahige Workflow-Anwendungen konzipiert, entwickelt und eingefuhrt wurden. Diese werden produktiv genutzt und sind daher nicht Gegenstand des vorliegendenden Demonstratorenuberblicks.

Koordinations-und Kommunikationsverfahren zur Behandlung von Sonderfällen

Die Berucksichtigung von Ausnahmefallbehandlungen ist in den heute am Markt befindlichen Workflow-Management-Systemen nur unzureichend berucksichtigt. Insbesondere erfahrt der Benutzer keine strukturierte Anleitung durch das System, welche die verschiedenen Koordinationsmethoden sowie die zur Verfugung stehenden Kommunikationswerkzeuge in sinnvoller Weise zum Einsatz bringt.

Die zukünftige Rolle des Workflow Managements beim ganzheitlichen Geschäftsprozeßmanagement

Der Markt fur Workflow Management befindet sich derzeit in einem starken Umbruch. Dies liegt darin begrundet, das sich das Workflow Management gegenuber neuen Organisationstrends und Informationstechnologien positionieren mus. Hierzu zahlen Electronic Business, Supply-Chain-Management, Groupware sowie Dokumenten-und Wissensmanagement. Zur Umsetzung einer ganzheitlichen workflow-basierten IT-Strategie benotigen Unternehmungen einen Orientierungsrahmen. Mit dem ARIS House of Business Engineering (HoBE) wird in diesem Beitrag zunachst ein solcher in Form einer Architektur fur ganzheitliches Geschaftsprozesmanagement vorgestellt. Die Workflow-Steuerung nimmt in dieser Architektur als eigenstandige Betrachtungsebene eine zentrale Rolle ein.

Kontinuierliche Prozeßverbesserung durch Integration von Workflow und Intranet

Kontinuierliche Prozesverbesserung, organisationales Lernen und Workflow Management sind aktuell diskutierte, innovative Konzepte. Diese in einem integrierten Ansatz miteinander in Einklang zu bringen, ist das Ziel des Prototypen KIWI (Kontinuierliche Prozesverbesserung durch Integration von Workflow und Intranet). Als hypermediale Lernumgebung im Intranet richtet sich dieser an Mitarbeiter von Unternehmen, die sich mit der Einfuhrung und Nutzung eines Workflow-Management-Systems (WMS) befassen. Uber KIWI werden dem Anwender neben dem Verstandnis fur eine prozesorientierte Sichtweise und dem Umgang mit WMS auch Methoden und Werkzeuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) vermittelt. Zum Zwecke einer standigen Verbesserung von den der Workflow-Anwendung zugrundeliegenden Prozessen erlaubt KIWI zusatzlich die Durchfuhrung dezentraler, modellbasierter Verbesserungsaktivitaten. Dadurch kann im Unternehmen ein Kreislauf von Lernen, Arbeiten, Vorschlagen und Verbessern etabliert werden. In diesem Beitrag werden Konzeption, Aufbau und Inhalte des Systems sowie Einsatzerfahrungen aus der Unternehmenspraxis dargestellt.

Sollkonzeptentwicklung und Implementierung eines Workflow-Management-Systems — eine Fallstudie

Um die von Workflow-Management-Systemen (WMS) bereitgestellten Nutzenpotentiale optimal ausschopfen zu konnen, ist eine systematische, zielgerichtete Sollkonzeptentwicklung erforderlich. In diesem Beitrag wird ein im Rahmen des MOVE-Projekts entwickeltes, zielgerichtetes Vorgehen zur Entwicklung von Sollprozessen theoretisch fundiert und in Form einer Fallstudie in der praktischen Anwendung bei der Firma fischer beschrieben. Der Ansatz ist stark mitarbeiterorientiert. Dies wird durch die mitgestaltende Einbindung der von der Reorganisationsmasnahme betroffenen Mitarbeiter von Anfang an erreicht. In der Fallstudie wird dargestellt, welche Rollen und Aufgaben den beteiligten Mitarbeitern in den verschiedenen Phasen des Vorgehens vom Kick-off-Meeting bis hin zur Einfuhrung der Workflow-Management-Anwendung zukommen. Hierbei wird die verwendete Methodik bei der zielorientierten Sollprozesgestaltung dargestellt und der gewahlte Ansatz des Rapid Prototyping ausfuhrlich erlautert. Die in der Praxis mit diesem Vorgehen gemachten Erfahrungen werden beschrieben und konkrete Handlungsempfehlungen fur Unternehmen abgeleitet, die sich ebenfalls mit dem Problemkreis prozesorientierter Reorganisationsmasnahmen auseinandersetzen wollen. Eine gute Erganzung zu dieser Fallstudie stellt der Beitrag von Deiters et al. in diesem Band dar, in dem verschiedene Vorgehensmodelle unserer Anwendungspartner gegenubergestellt werden.