Jens Hagemeyer

Flexibilität bei Workflow-Management-Systemen

Das Workflow-Management-Systeme (WMS), ebenso wie andere, die Organisation abbildende und definierende Software, flexibel sein mussen, ist weitgehend anerkannt. Allerdings berucksichtigen die heute verfugbaren Systeme nur in eingeschrankter Form Anpassungserfordernisse von seiten der Endbenutzer. Deshalb ist es sinnvoll, die in diesem Aufsatz vorgestellten Ansatze in WMS zu integrieren. (1) “late modeling” erlaubt es, unstrukturierte Anteile eines Geschaftsprozesses in das Modell zu integrieren. Die Festlegung des Ablaufs erfolgt erst fallorientiert und wahrend der Ausfuhrung. (2) Der zweite Ansatz bietet den Benutzern eine Vielzahl von Ausfuhrungsvarianten zur Auswahl, wobei die Menge von Varianten durch die Benutzer, unter Verwendung gegebener Anpassungsoptionen, erweitert werden kann. (3) Der abschliesend vorgestellte Step-by-Step-Ansatz bietet einen Losungsvorschlag fur die mit der Anpassung eines kooperationunterstutzenden Systems auftretenden Probleme, z.B. “wer ist/wird von einer Anpassung betroffen” oder “wer ist uber eine Modifikation zu informieren”.

Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen: Ein Überblick über das MOVE-Projekt

Dieser Beitrag stellt das MOVE-Projekt sowie Grundlagen der WorkflowManagement-System-Technologie vor. Dabei wird zuerst ein Blick auf die Motivation des Vorhabens geworfen und dann einige Begriffe aus dem Umfeld der Workflow-Management-Systeme (WMS) vorgestellt. Danach wird naher auf das Verstandnis und die Bedeutung von Flexibilitat beim Einsatz von Workflow-Management-Systemen eingegangen. Die Zielsetzung von MOVE basiert auf drei gleichwertigen Perspektiven: Organisationsentwicklung, Mitarbeiterorientierung und Technikgestaltung. Alle drei Perspektiven werden im Rahmen der verschiedenen wissenschaftlichen und anwenderspezifischen Arbeitspakete integriert behandelt. Die Vorgehensweise berucksichtigt daher auch keine Fragestellungen, die einer dieser Perspektiven exklusiv zugeordnet sind, sondern ist dem Workflow-Lebenszyklus entsprechend gestaltet. Die Entwicklung eines umfassenden Verfahrens zur Einfuhrung, Nutzung und kontinuierlichen Weiterentwicklung eines Workflow-Management-Systems beruht ebenfalls auf dem Zusammenwirken dieser Perspektiven. Dieses Vorgehen wird der Erkenntnis gerecht, das Technikeinsatz die Arbeit und Arbeitsorganisation gestaltet, gleichzeitig aber die Arbeit auch die Technik gestaltet. Daruber hinaus werden in diesem Beitrag die Struktur und die beteiligten Partner an dem Forschungsvorhaben aufgelistet.

Dynamische Prozesse durch workflow-zentrierte Geschäftsprozeßoptimierung: Herausforderungen in der Praxis

An die Einfuhrung eines Workflow-Management-Systems (WMS) werden grose Hoffhungen geknupft. Durch die Einfuhrung des „elektronischen Fliesbandes“ fur das Buro konnen, so die Versprechungen der Hersteller, die Durchlaufzeiten der Prozesse radikal reduziert, Kapazitaten erhoht, Mitarbeiter entlastet, die Qualitat der Ergebnisse stark verbessert und die Bearbeitungskosten drastisch verringert werden. Damit einher gehen soil eine grosere Flexibilitay der Leistungserstellung, eine Erhohung der Transparenz der Prozesse und eine Verbesserung der Auskunftsbereitschaft uber den Bear-beitungsstand. Diese Hoffnungen sind nicht unberechtigt, fraglich ist jedoch, ob sie sich samtlich in der erwarteten Hohe erfullen werden und welcher Aufwand mit der Einfuhrung eines solchen Systems verbunden ist. Gerade die Vorleistungen, die erforderlich sind, urn ein WMS im Unternehmen produktiv einsetzbar zu machen, konnen die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens in Frage stellen.

Organisationsstrukturen und Informations-systeme im Wandel — Konsequenzen für die Informationsmodellierung

Unternehmen von heute wollen keine unflexiblen Strukturen mit vielen Hierarchie-ebenen. Sie sind dabei, sich in agile, markt- und prozesorientierte Netzwerke aus de-zentralen Verkaufs- und Produktionseinheiten umzuwandeln. Schlagworte wie modulare Organisationsformen, Kooperationsgeflechte oder Telekooperationen, elektronische Markte, virtuelle, vitale oder grenzenlose Unternehmen stehen fur Marktnahe, Konzentration auf Kernkompetenzen und logistische Flexibilitat. Abbildung 1 zeigt am Beispiel der Automobilindustrie ein solches Netzwerk. Unterstutzt wurde diese Entwicklung durch neue bzw. verbesserte Moglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnologien, insbesondere das Zusammenwachsen von Informatik und Telekommunikation zur Telematik. Diese Technologien verringern den Aufwand, der durch die Koordination der und fur die Kommunikation zwischen den dezentralen Einheiten bzw. den Kooperationspartnern entsteht.

Sollkonzeptentwicklung und Implementierung eines Workflow-Management-Systems — eine Fallstudie

Um die von Workflow-Management-Systemen (WMS) bereitgestellten Nutzenpotentiale optimal ausschopfen zu konnen, ist eine systematische, zielgerichtete Sollkonzeptentwicklung erforderlich. In diesem Beitrag wird ein im Rahmen des MOVE-Projekts entwickeltes, zielgerichtetes Vorgehen zur Entwicklung von Sollprozessen theoretisch fundiert und in Form einer Fallstudie in der praktischen Anwendung bei der Firma fischer beschrieben. Der Ansatz ist stark mitarbeiterorientiert. Dies wird durch die mitgestaltende Einbindung der von der Reorganisationsmasnahme betroffenen Mitarbeiter von Anfang an erreicht. In der Fallstudie wird dargestellt, welche Rollen und Aufgaben den beteiligten Mitarbeitern in den verschiedenen Phasen des Vorgehens vom Kick-off-Meeting bis hin zur Einfuhrung der Workflow-Management-Anwendung zukommen. Hierbei wird die verwendete Methodik bei der zielorientierten Sollprozesgestaltung dargestellt und der gewahlte Ansatz des Rapid Prototyping ausfuhrlich erlautert. Die in der Praxis mit diesem Vorgehen gemachten Erfahrungen werden beschrieben und konkrete Handlungsempfehlungen fur Unternehmen abgeleitet, die sich ebenfalls mit dem Problemkreis prozesorientierter Reorganisationsmasnahmen auseinandersetzen wollen. Eine gute Erganzung zu dieser Fallstudie stellt der Beitrag von Deiters et al. in diesem Band dar, in dem verschiedene Vorgehensmodelle unserer Anwendungspartner gegenubergestellt werden.

Die Ableitung von Workflow-Modellen aus Geschäftsprozeßmodellen: Vorgehen, Probleme und Lösungsansätze

In diesem Beitrag wird eine Vorgehensweise vorgestellt, die ausgehend von einem existierenden Geschaftsprozesmodell schrittweise und systematisch zu einem ausfuhrbaren Workflow-Modell fuhrt. Die vorherige Modellierung von Geschaftsprozessen steht nicht im Mittelpunkt der Betrachtung. Diese wird an anderer Stelle (z. B. bei [MOVE-Band 1: Hoffmann et al. 1998], [Scheer 1998a]) ausfuhrlich erortert. Hier steht Projektorganisation, Qualitatssicherung des Modells, Auswahl des geeigneten Workflow-Systems, richtige Gestaltung der Workflow-Modelle und deren Uberprufung im Vordergrund. Zu diesen Themenkreisen werden Hintergrunde, Fallstricke, Losungsansatze und Erfahrungen aus der Praxis bei der Umsetzung dargestellt. Bei der oft problematischen Gestaltung der Workflow-Modelle wird der Entwurf von Funktionen, Datenstrukturen, Aufbauorganisation und Anwendungskopplung zunachst separat diskutiert, dann werden diese Elemente im Rahmen der Konzeption des Kontrollflusses integriert. Den Abschlus bildet die Darstellung eines Fallbeispiels aus der Praxis des MOVE-Projektes, bei dem die Vorgehensweise zum Einsatz kam.

Defizite der Arbeitsverteilung in Workflow-Management-Systemen: Eine kritische Analyse

Der Einsatz von Workflow-Management-Systemen bringt fur die Anwender eine erhebliche Arbeitsumstellung mit sich. Die Arbeitsverteilung erfolgt automatisiert und die Bearbeitung der Aufgaben dv-gestutzt. Um die fur einen erfolgreichen Einsatz erforderliche Anwenderakzeptanz zu erzielen, sollte diese Umstellung idealerweise eine Verbesserung gegenuber der Ausgangssituation bedeuten. Die Arbeit mit dem System sollte also stets intuitiv und flexibel sein. Wenn es um Mechanismen der Arbeitsverteilung geht, offenbaren die Workflow-Management-Systeme der heutigen Generation allerdings erhebliche Schwachen. Dies liegt sowohl in einem zu geringen Spektrum abbildbarer Zuweisungsregeln in der Modellierung als auch in einer mangelhaften Flexibilitat zur Laufzeit begrundet.