Yven Schmidt

Gestaltung von Verbesserungsprozessen: Workflow im Umfeld von Schulung und Ideenmanagement

Kontinuierliche Prozesverbesserung, organisatorisches Lernen und Workflow Management sind aktuell diskutierte, innovative Konzepte. Diese in einem integrierten Ansatz miteinander in Einklang zu bringen, ist das Ziel des Prototypen KIWI (Kontinuierliche Prozesverbesserung durch Integration von Workflow und Intranet). Als hypermediale Lernumgebung im Intranet richtet sich dieser an Mitarbeiter von Unternehmungen, die sich mit der Einfuhrung und Nutzung eines Workflow-Management-Systems (WMS) befassen. Uber KIWI werden dem Anwender neben dem Verstandnis fur eine prozesorientierte Sichtweise und dem Umgang mit WMS auch Methoden und Werkzeuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) vermittelt. Zum Zwecke einer standigen Verbesserung von den der Workflow-Anwendung zugrundeliegenden Prozessen erlaubt KIWI zusatzlich die Durchfuhrung dezentraler, modellbasierter Verbesserungsaktivitaten. Dadurch kann in der Unternehmung ein Kreislauf von Lernen, Arbeiten, Vorschlagen und Verbessern etabliert werden.

Kontinuierliche Prozeßverbesserung durch Integration von Workflow und Intranet - Der Prototyp KIWI

Kontinuierliche Prozesverbesserung, organisatorisches Lernen und Workflow Management sind aktuell diskutierte, innovative Konzepte. Diese in einem integrierten Ansatz miteinander in Einklang zu bringen, ist das Ziel des Prototypen KIWI (Kontinuierliche Prozesverbesserung durch Integration von Workflow und Intranet). Als hypermediale Lernumgebung im Intranet richtet sich dieser an Mitarbeiter von Unternehmungen, die sich mit der Einfuhrung und Nutzung eines Workflow-Management-Systems (WMS) befassen. Uber KIWI werden dem Anwender neben dem Verstandnis fur eine prozesorientierte Sichtweise und dem Umgang mit WMS auch Methoden und Werkzeuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) vermittelt. KIWI erlaubt zusatzlich die Durchfuhrung dezentraler, modellbasierter Verbesserungsaktivitaten, um die der Workflow-Anwendung zugrundeliegenden Prozesse schrittweise weiter zu verbessern. Dadurch kann in der Unternehmung ein Kreislauf von Lernen, Arbeiten, Vorschlagen und Verbessern etabliert werden. In diesem Beitrag werden Konzeption, Aufbau und Inhalte des Systems dargestellt. Daruber hinaus wird ein Ansatz zur Einordnung von Schulungssystemen vorgestellt. Dieser motiviert unterschiedliche Sichtweisen auf Schulungssysteme durch eine Betrachtung von Abstraktionsebenen. Auf dessen Basis werden eine Reihe von Gestaltungsempfehlungen fur die Entwicklung von Schulungssystemen formuliert, die auf den bei der Erstellung und dem betrieblichen Einsatz von KIWI gemachten Erfahrungen beruhen.

Flexible Arbeitsverteilung mit Workflow-Management-Systemen

Eine zentrale Funktionalitat von Workflow-Management-Systemen (WMS) stellt die Verteilung von Arbeitsauftragen dar. Doch wie mus die Verteilung von Arbeitsauftragen aus organisatorischer und mitarbeiterorientierter Sicht gestaltet werden und wie konnen Gestaltungsanforderungen technisch umgesetzt werden? Mit diesen Fragestellungen beschaftigt sich der vorliegende Beitrag. Hierzu wird zunachst erlautert, was unter Arbeitsverteilungsverfahren bei WMS zu verstehen ist und aufgezeigt, uber welche Merkmale und Gestaltungsspielraume diese verfugen. Im Anschlus daran werden Gestaltungsempfehlungen an WorkflowModellierer und Organisatoren gegeben und untersucht, welche Arbeitsverteilungsverfahren mit heute am Markt erhaltlichen WMS umgesetzt werden konnen. Abschliesend werden Anforderungen an Arbeitsverteilungsverfahren mit WMS mit besonderem Augenmerk auf ihre Flexibilisierung aufgestellt und neue technische Konzepte vorgestellt, mit Hilfe derer derzeit noch nicht umsetzbare Anforderungen an flexible Arbeitsverteilungsverfahren mit WMS realisierbar sind.

Dynamische Prozesse durch workflow-zentrierte Geschäftsprozeßoptimierung: Herausforderungen in der Praxis

An die Einfuhrung eines Workflow-Management-Systems (WMS) werden grose Hoffhungen geknupft. Durch die Einfuhrung des „elektronischen Fliesbandes“ fur das Buro konnen, so die Versprechungen der Hersteller, die Durchlaufzeiten der Prozesse radikal reduziert, Kapazitaten erhoht, Mitarbeiter entlastet, die Qualitat der Ergebnisse stark verbessert und die Bearbeitungskosten drastisch verringert werden. Damit einher gehen soil eine grosere Flexibilitay der Leistungserstellung, eine Erhohung der Transparenz der Prozesse und eine Verbesserung der Auskunftsbereitschaft uber den Bear-beitungsstand. Diese Hoffnungen sind nicht unberechtigt, fraglich ist jedoch, ob sie sich samtlich in der erwarteten Hohe erfullen werden und welcher Aufwand mit der Einfuhrung eines solchen Systems verbunden ist. Gerade die Vorleistungen, die erforderlich sind, urn ein WMS im Unternehmen produktiv einsetzbar zu machen, konnen die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens in Frage stellen.

IMPACT: Instrument for Supporting Improvement Process Activities

Die kontinuierliche Verbesserung von Geschaftsprozessen entbehrt gegenwartig noch einer konsequenten instrumentarischen Unterstutzung. Ziel des durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft DFG geforderten Projektes IMPACT ist die Beseitigung dieses Defizits durch die Gestaltung eines Werkzeugs, das im Umfeld workflow-unterstutzter Geschaftsprozesse die Planung und Steuerung von Verbesserungsprozessen ermoglicht. Das Projekt wurde in Kooperation mit dem Bereich Wirtschaftsinformatik I der Universitat Erlangen-Nurnberg durchgefuhrt. Hinweise auf die im Rahmen des Vorgehens gemeinsam erarbeiteten Forschungsberichte finden sich im Literaturverzeichnis.

Kontinuierliche Prozeßverbesserung durch Integration von Workflow und Intranet

Kontinuierliche Prozesverbesserung, organisationales Lernen und Workflow Management sind aktuell diskutierte, innovative Konzepte. Diese in einem integrierten Ansatz miteinander in Einklang zu bringen, ist das Ziel des Prototypen KIWI (Kontinuierliche Prozesverbesserung durch Integration von Workflow und Intranet). Als hypermediale Lernumgebung im Intranet richtet sich dieser an Mitarbeiter von Unternehmen, die sich mit der Einfuhrung und Nutzung eines Workflow-Management-Systems (WMS) befassen. Uber KIWI werden dem Anwender neben dem Verstandnis fur eine prozesorientierte Sichtweise und dem Umgang mit WMS auch Methoden und Werkzeuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) vermittelt. Zum Zwecke einer standigen Verbesserung von den der Workflow-Anwendung zugrundeliegenden Prozessen erlaubt KIWI zusatzlich die Durchfuhrung dezentraler, modellbasierter Verbesserungsaktivitaten. Dadurch kann im Unternehmen ein Kreislauf von Lernen, Arbeiten, Vorschlagen und Verbessern etabliert werden. In diesem Beitrag werden Konzeption, Aufbau und Inhalte des Systems sowie Einsatzerfahrungen aus der Unternehmenspraxis dargestellt.

Sollkonzeptentwicklung und Implementierung eines Workflow-Management-Systems — eine Fallstudie

Um die von Workflow-Management-Systemen (WMS) bereitgestellten Nutzenpotentiale optimal ausschopfen zu konnen, ist eine systematische, zielgerichtete Sollkonzeptentwicklung erforderlich. In diesem Beitrag wird ein im Rahmen des MOVE-Projekts entwickeltes, zielgerichtetes Vorgehen zur Entwicklung von Sollprozessen theoretisch fundiert und in Form einer Fallstudie in der praktischen Anwendung bei der Firma fischer beschrieben. Der Ansatz ist stark mitarbeiterorientiert. Dies wird durch die mitgestaltende Einbindung der von der Reorganisationsmasnahme betroffenen Mitarbeiter von Anfang an erreicht. In der Fallstudie wird dargestellt, welche Rollen und Aufgaben den beteiligten Mitarbeitern in den verschiedenen Phasen des Vorgehens vom Kick-off-Meeting bis hin zur Einfuhrung der Workflow-Management-Anwendung zukommen. Hierbei wird die verwendete Methodik bei der zielorientierten Sollprozesgestaltung dargestellt und der gewahlte Ansatz des Rapid Prototyping ausfuhrlich erlautert. Die in der Praxis mit diesem Vorgehen gemachten Erfahrungen werden beschrieben und konkrete Handlungsempfehlungen fur Unternehmen abgeleitet, die sich ebenfalls mit dem Problemkreis prozesorientierter Reorganisationsmasnahmen auseinandersetzen wollen. Eine gute Erganzung zu dieser Fallstudie stellt der Beitrag von Deiters et al. in diesem Band dar, in dem verschiedene Vorgehensmodelle unserer Anwendungspartner gegenubergestellt werden.

Erfahrungen mit der Entwicklung und Einführung von Workflow-Management-Anwendungen: Herausforderungen in der Praxis

Die Entwicklung und Einfuhrung von Workflow-Management-Anwendungen (WFMA) stellt viele Unternehmen heute noch vor nicht zu unterschatzende Schwierigkeiten. Ein Wissensdefizit in den Bereichen Mitarbeiterorientierung, Organisationsentwicklung und Technologiegestaltung ist zu konstatieren. Diesen Aspekten nimmt sich u.a. das Projekt MOVE1 an. Eine Projekterfahrung ist, das die Herausforderungen bei der Entwicklung und Einfuhrung von WFMA sehr unterschiedlicher Natur sind und ein Erfahrungsaustausch zwischen Anwendern verschiedener Branchen unabdingbar ist. Dieser Erfahrungsaustausch ist unter Fokussierung auf die genannten Aspekte im Rahmen des Symposiums vertieft worden. Dabei haben nicht nur Anwender des MOVE-Verbundes, sondern auch weitere Unternehmen berichtet. Der Schwerpunkt der Beitrage lag dabei auf den unterschiedlichen Herausforderungen, die eine Einfuhrung von WFMA mit sich bringen und von denen im folgenden einige kurz exemplarisch skizziert werden.

Defizite der Arbeitsverteilung in Workflow-Management-Systemen: Eine kritische Analyse

Der Einsatz von Workflow-Management-Systemen bringt fur die Anwender eine erhebliche Arbeitsumstellung mit sich. Die Arbeitsverteilung erfolgt automatisiert und die Bearbeitung der Aufgaben dv-gestutzt. Um die fur einen erfolgreichen Einsatz erforderliche Anwenderakzeptanz zu erzielen, sollte diese Umstellung idealerweise eine Verbesserung gegenuber der Ausgangssituation bedeuten. Die Arbeit mit dem System sollte also stets intuitiv und flexibel sein. Wenn es um Mechanismen der Arbeitsverteilung geht, offenbaren die Workflow-Management-Systeme der heutigen Generation allerdings erhebliche Schwachen. Dies liegt sowohl in einem zu geringen Spektrum abbildbarer Zuweisungsregeln in der Modellierung als auch in einer mangelhaften Flexibilitat zur Laufzeit begrundet.