Helge Kahler

How to make software softer—designing tailorable applications

The design of tailorable systems is an important issue for fields of application which are characterized by differentiation and dynamics. We show how tailorability can be combined with approaches of evolutionary and participative software-engineering and discuss some conceptual problems arising from this approach. Moreover, we present two case studies on how to design tailorable functionality in a groupware development project.

Supporting Collaborative Tailoring

In this chapter we depict collaborative aspects of tailoring software. We provide a categorization distinguishing between three levels of intensity of user ties regarding tools usage (“shared use”, “shared context”, and “shared tool”) and discuss approaches to support collaborative tailoring in these scenarios. For the two levels with the most intense ties (“Shared Context” and “Shared Tool”) we provide the relevant theoretical background as well as empirical evidence from our own fieldwork. Additionally, we point out existing problems with collaborative tailoring support in “shared infrastructure” scenarios, which reflect the technological richness at today’s workplace. Finally, it turns out that there is a need as well as an opportunity for a broader technological support of processes of technology appropriation including better means of communicating and negotiating about aspects of the joint use of a software artefact.

Sustained knowledge management by organizational culture

Preserving and fostering knowledge is the vital interest of a network-like virtual organization. The decentralized and geographically distributed organizational structure inhibits knowledge flow. The particular conditions of knowledge management in virtual organizations are discussed by the example of an empirical study we carried out in a service company. We analyze how technical and organizational aspects influence knowledge sharing and transfer. Particular emphasis is placed on supporting knowledge transfer. It is shown how an existing knowledge sharing tradition had to be extended and which drawback it had concerning technology use. To improve knowledge flow within the organization a web-based knowledge base was introduced. This initiated a process of externalizing tacit knowledge and is meant to introduce new ways of knowledge transfer to the organizational culture. In fluid virtual organizations sustained knowledge management means to establish an organizational memory that is flexible and adaptive to changing requirements. This is best achieved by a strong organizational culture that emphasizes knowledge sharing by the use of various communication channels.

Methods & tools: constructive interaction and collaborative work: introducing a method for testing collaborative systems

This article focuses on how the constructive interaction method helps system designers determine whether the basic concepts underlying a system are well understood by users and whether its implementation, usability, and utility are satisfactory. We describe our experiences in using a form of constructive interaction to test a software package that supports a particular collaborative activity. The difference between our use of the constructive interaction method versus other models is that our test subjects use separate workstations in the same room to discuss their common tasks. Having thus adjusted the setting to the specific characteristics of computer-supported collaborative work, we asked each person to carry out separate sets of predefined tasks that were linked. Simply asking people whether they are satisfied with a newly introduced system does not suffice, because the reasons they give may not reflect their actual views or behavior [1]. To avoid the shortcomings of such a straightforward approach, the thinking aloud method has been used in order to both gain a more adequate understanding of how a person views a system and test the system’s usability [7]. In a standard thinking aloud test, a person has to work on a predefined task while continuously verbalizing his or her thoughts. This method yields a set of verbal utterances combined with actions about the task. The behavior of the person tested can be audioor videotaped, and analyzing several of those tests may reveal how people understand or misunderstand the computer system and how to reduce misunderstanding. However, this method clearly has drawbacks. First, interaction is limited because the user In trying to determine how people use

Transparenz in kooperativen Prozessen: Der Ereignisdienst in POLITeam

Transparenz uber die Aktivitaten anderer Nutzer ist entscheidend fur einen erfolgreichen Einsatz von kooperationsunterstutzenden Systemen. Beim Entwurf transparenzfordernder Systeme sind neben den funktionalen Anforderungen auch soziale, rechtliche und organisatorische Fragestellungen zu berucksichtigen. Die vorliegende Arbeit beschreibt, ausgehend von Erfahrungen beim Einsatz des POLITeam-Systems, einen umfassenden Losungsansatz, basierend auf einem Architekturmodell, das diese verschiedenen Faktoren integriert.

PoliTeam - Kokonstruktive und evolutionäre Entwicklung einer Groupware

Zusammenfassung  Im Zusammenhang mit der geplanten Verlagerung des Parlaments und von Teilen der Regierung von Bonn nach Berlin fördert das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Technologie (BMBF) Projekte, die sich mit der Zusammenarbeit räumlich verteilter großer Organisationen beschäftigen. Das „PoliTeam“-Projekt hat dabei das Ziel, die asynchrone Zusammenarbeit der beteiligten Anwenderorganisationen durch die Einführung und „kokonstruktive“ und evolutionäre Weiterent-wicklung eines Softwaresystems für kooperatives Arbeiten zu unterstützen. Der vorliegende Beitrag beschreibt den Design- und Entwicklungsansatz von PoliTeam, gibt Beispiele für die Umsetzung und dokumentiert Erfahrungen aus dem Projekt.Summary  In connection with the scheduled relocation of the German government from Bonn to Berlin the German ministry for Education, Science, Research and Technology funds projects that focus on the cooperation of large and geographically distributed organizations. The PoliTeam project aims at supporting the asynchronous cooperation of the pilot partner organizations by the introduction and „coconstructive“ and evolutionary further develop-ment of a software system for cooperative work. This paper describes our approach taken in design and development, provides examples for its realization, and depicts experiences from the project.

Unterstützung von Kooperation in einer Virtuellen Organisation

Das Konzept der Virtuellen Organisation ist derzeit vieldiskutiert. Im vorliegenden Beitrag konkretisieren wir einige Vorschlage fur die Gestaltung von Groupware fur Virtuelle Organisationen eines speziellen Typs. Nach einer kurzen Einfuhrung in die Diskussion zu Virtuellen Organisationen stellen wir die teamorientierte Dienstleistungsfirma Sigma, und das dort eingesetzte Informations- und Kommunikationssystem vor. Schlieslich werden aus der bei Sigma geleisteten empirischen Arbeit und der aktuellen Diskussion um Virtuelle Organisationen konkrete Gestaltungsvorschlage fur Groupware abgeleitet.

Kooperationsunterstützung in einer teambasierten Virtuellen Organisation

Mit der Verbreitung von nicht-klassischen Organisationsformen wie beispiels-weise Virtuellen Organisationen (VO) ergibt sich eine besondere Herausforde-rung fur die Forschung zu Informationssystemen (IS), fur die Sozialwissenschaft, die Informatik und insbesondere auch fur das Gebiet der Computerunterstutzten Kooperation (CSCW). In diesem Beitrag stellen wir die Arbeit und aktuelle For-schungsergebnisse zu unserem Anwendungspartner, der „virtuellen“ Dienstlei- stungs- und Beratungsfirma SIGMA vor. Fur Organisationen wie diese werden Vorschlage fur die Gestaltung von Groupware unterbreitet. In diesem Zusammen-hang zeigen sich spezielle Vorteile und Schwierigkeiten des Konzepts der Virtuel-len Organisation. Zunachst charakterisieren wir verschiedene Formen von Virtu-ellen Organisationen und beschreiben dann die Organisation SIGMA und unsere empirische Arbeit mit diesem Unternehmen. Behandelt werden Besonderheiten der Organisationsform, der Organisationskultur und des Informationssystems. Die Gestaltungsgesichtspunkte resultieren aus unseren Forschungsergebnissen und sollen Anhaltspunkte fur ein verallgemeinerbares Herangehen an Gestaltung und Nutzung von Informationssystemen in solchen Organisationen bieten.

Gemeinsame Anpassung von Einzelplatzanwendungen

Einzelplatzanwendungen wie z.B. Textverarbeitungsprogramme werden oft kooperativ angepast. Schwierige Anpassungen werden dabei von erfahrenen Benutzern erstellt und dann an deren Kollegen verteilt. Trotzdem sehen Einzelplatzanwendungen keine Unterstutzung dieser kooperativen Anpassungen vor. Um Gestaltungsanforderungen fur ein solches Tool zu generieren, haben wir eine qualitative empirische Studie bezuglich der kooperativen Anpassungsgewohnheiten von MS Word Benutzern durchgefuhrt. Die Ergebnisse werden anhand von vier Szenarien dargestellt. Auf diesen Szenarien basierend haben wir ein Tool entwickelt, welches sowohl eine offentliche und private Ablage fur Anpassungen, als auch ein direktes Verschicken derselben unterstutzt. Das Tool ist vollstandig in die Arbeitsoberflache des Textverarbeitungsprogrammes integriert. Ergebnisse des Usability Testings ergaben, das die Benutzer unabhangig vom Grad ihrer Qualifikation in der Lage waren das Tool anzuwenden.

Implementing tailorability in groupware: WACC '99 workshop report

There have been several proposals, how to provide tailorability in CSCW systems. Approaches based on component architectures and on reflective architectures received specific attention. However, most of these approaches targeted specific areas of groupware, such as synchronous workgroup support, workflow, collaborative writing. It is not clear whether the approaches are applicable in other areas as well.