Marianne Schmucker

Whole Brain Irradiation With Hippocampal Sparing and Dose Escalation on Multiple Brain Metastases: A Planning Study on Treatment Concepts

PURPOSE To develop a new treatment planning strategy in patients with multiple brain metastases. The goal was to perform whole brain irradiation (WBI) with hippocampal sparing and dose escalation on multiple brain metastases. Two treatment concepts were investigated: simultaneously integrated boost (SIB) and WBI followed by stereotactic fractionated radiation therapy sequential concept (SC). METHODS AND MATERIALS Treatment plans for both concepts were calculated for 10 patients with 2-8 brain metastases using volumetric modulated arc therapy. In the SIB concept, the prescribed dose was 30 Gy in 12 fractions to the whole brain and 51 Gy in 12 fractions to individual brain metastases. In the SC concept, the prescription was 30 Gy in 12 fractions to the whole brain followed by 18 Gy in 2 fractions to brain metastases. All plans were optimized for dose coverage of whole brain and lesions, simultaneously minimizing dose to the hippocampus. The treatment plans were evaluated on target coverage, homogeneity, and minimal dose to the hippocampus and organs at risk. RESULTS The SIB concept enabled more successful sparing of the hippocampus; the mean dose to the hippocampus was 7.55±0.62 Gy and 6.29±0.62 Gy, respectively, when 5-mm and 10-mm avoidance regions around the hippocampus were used, normalized to 2-Gy fractions. In the SC concept, the mean dose to hippocampus was 9.8±1.75 Gy. The mean dose to the whole brain (excluding metastases) was 33.2±0.7 Gy and 32.7±0.96 Gy, respectively, in the SIB concept, for 5-mm and 10-mm hippocampus avoidance regions, and 37.23±1.42 Gy in SC. CONCLUSIONS Both concepts, SIB and SC, were able to achieve adequate whole brain coverage and radiosurgery-equivalent dose distributions to individual brain metastases. The SIB technique achieved better sparing of the hippocampus, especially when a10-mm hippocampal avoidance region was used.

Abteilungs- und Patientenmanagement in der Strahlenheilkunde

Hintergrund und Ziel:Die Arbeit im Bereich der Strahlentherapie ist hauptsächlich dadurch geprägt, dass täglich eine Vielzahl z.T. komplexer Arbeitsabläufe bewältigt und dabei hohe Sicherheitsanforderungen erfüllt werden müssen. Dieser Sachverhalt und stetig wachsender ökonomischer Druck zwingen uns, neue Strategien zu entwickeln, die unsere Arbeitsabläufe optimieren und deren Zuverlässigkeit und Sicherheit garantieren. Da es relativ wenige strahlentherapeutische Einrichtungen gibt und das Augenmerk bislang hauptsächlich auf den beschleunigernahen Systemen (Bestrahlungsplanung, Beschleunigersteuerung usw.) lag, stehen derzeit seitens der Industrie nur wenige Systeme zur Verfügung, die geeignet wären, auch die ökonomischen, organisatorischen und administrativen Bedürfnisse der Strahlentherapie zu unterstützen.Methodik:Im Rahmen der Baumaßnahme „neue Strahlenklinik“ am Universitätsklinikum Freiburg wurde von den Funktionsbereichen Klinische und Administrative Informatik und Medizinische Physik in enger Zusammenarbeit mit dem ärztlichen Personal ein umfassendes Konzept zur Steuerung und Organisation einer strahlentherapeutischen Einrichtung entwickelt. Das Konzept wurde im Zuge des Neubaues und des damit verbundenen HBFG-Verfahrens (Hochschulbauförderungsgesetz) durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft begutachtet und mit Bundesmitteln in vollem Umfang unterstützt.Ergebnisse und Schlussfolgerung:Voraussetzung für das Ziel, ein homogenes und umfassendes Management einer Strahlenklinik zu betreiben, war die direkte Verbindung der beschleunigernahen Seite mit der organisatorischen/administrativen Umgebung. Die dadurch entstandene gemeinsame Datenbasis und Konsistenz schafften Transparenz und ermöglichten uns erstmals die umfassende organisatorische und EDV-technische Kontrolle aller Arbeitsabläufe. Nach nunmehr 2 Jahren Vollbetrieb und Umsetzung zahlreicher Teilprojekte stehen wir unmittelbar vor dem film- und papierlosen Digitalbetrieb.Background and Purpose:The activities in radiotherapy are mainly affected by numerous partly very complex operational procedures which have to be completed while high safety requirements have to be fulfilled. This fact and steadily increasing economic pressure are forcing us to develop new strategies which help us to optimize our operational procedures and assure their reliability. As there are not so many radiotherapeutic institutions and the main focus, up to now, was mainly stressed on the acceleration systems (radiation planning, acceleration control), only few industrial systems are available which could also support the economic, organizational and administrative needs of radiotherapy.Methods:During the building operations for the “new clinic for radiotherapy” at the University Hospital Freiburg, Germany, the staff of the clinical and administrative information and the medical physicists developed, in close cooperation with the physicians, a comprehensive concept to control and organize a radiotherapeutic institution. This concept was examined during the construction phase of the new clinic and the adjoined HBFG (“Hochschulbauförderungsgesetz”) process by the “Deutsche Forschungsgemeinschaft” and financed totally by federal funds.Results and Conclusion:The precondition for the goal to operate a homogeneous and comprehensive management of a clinic for radiotherapy was the direct connection of the acceleration area with the organizational/administrative surrounding. The thus developed common basic dates and consistence created transparency and allowed us for the first time to control all operational procedures by EDV-technical means. After 2 years full-time operation and implementation of numerous particular projects we are now ready for film- and paperless digital work.

Stereotactic fractionated radiotherapy of the resection cavity in patients with one to three brain metastases

OBJECTIVES The goal of this study is to evaluate the role of stereotactic fractionated radiotherapy (SFRT) in patients with one to three brain metastases after surgical resection. METHODS AND MATERIALS We performed a retrospective single-institutional study in patients undergoing SFRT of surgical cavity after resection of ≤3 brain metastases. 60 patients with newly diagnosed brain metastases treated with SFRT following resection were included. The total irradiation dose was 30 Gy (5 Gy/d, BED 45 Gy) after complete macroscopical resection and 35 Gy (5 Gy/d, BED 52.5 Gy) in patients with macroscopic residual tumour after surgery. Macroscopic residual tumour was defined as contrast enhancement next to the resection cavity on the postoperative T1-MRI. The gross tumour volume (GTV) encompassing the residual tumour was delineated on the T1-MRI, the clinical target volume (CTV) encompassed the surgical cavity plus 1mm and the planning target volume (PTV) the CTV plus 2mm. RESULTS Eight of 60 patients had no imaging follow-up due to morbidity/mortality. Two of 52 (3.8%) patients experienced local failures only, 25 of 52 (48.1%) patients experienced distant intracranial failures only and 4 (7.7%) patients experienced both local and distant intracranial failures. In summary, there were 6 (11.5%) local failures and 29 (55.8%) distant failures. Age was significant for local control in the Cox regression test (p=0.046). Thirty-seven of 60 (61.7%) patients died during follow-up. Median follow-up was 8 months. Median overall survival was 15 months. Cox regression for survival was significant for KPS score ≤70% and size of PTV. No severe side effects were seen. Patients undergoing whole brain radiation therapy (WBRT) as salvage therapy in case of progression had no severe side effects either. CONCLUSION In the light of encouraging local control rates, SFRT could be an alternative to WBRT after surgical resection of ≤3 brain metastases. Due to the high rate of distant intracranial failure regular follow-up with MRI is mandatory.

Department and patient management in radiotherapy. The Freiburg model

Hintergrund und Ziel:Die Arbeit im Bereich der Strahlentherapie ist hauptsächlich dadurch geprägt, dass täglich eine Vielzahl z.T. komplexer Arbeitsabläufe bewältigt und dabei hohe Sicherheitsanforderungen erfüllt werden müssen. Dieser Sachverhalt und stetig wachsender ökonomischer Druck zwingen uns, neue Strategien zu entwickeln, die unsere Arbeitsabläufe optimieren und deren Zuverlässigkeit und Sicherheit garantieren. Da es relativ wenige strahlentherapeutische Einrichtungen gibt und das Augenmerk bislang hauptsächlich auf den beschleunigernahen Systemen (Bestrahlungsplanung, Beschleunigersteuerung usw.) lag, stehen derzeit seitens der Industrie nur wenige Systeme zur Verfügung, die geeignet wären, auch die ökonomischen, organisatorischen und administrativen Bedürfnisse der Strahlentherapie zu unterstützen.Methodik:Im Rahmen der Baumaßnahme „neue Strahlenklinik“ am Universitätsklinikum Freiburg wurde von den Funktionsbereichen Klinische und Administrative Informatik und Medizinische Physik in enger Zusammenarbeit mit dem ärztlichen Personal ein umfassendes Konzept zur Steuerung und Organisation einer strahlentherapeutischen Einrichtung entwickelt. Das Konzept wurde im Zuge des Neubaues und des damit verbundenen HBFG-Verfahrens (Hochschulbauförderungsgesetz) durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft begutachtet und mit Bundesmitteln in vollem Umfang unterstützt.Ergebnisse und Schlussfolgerung:Voraussetzung für das Ziel, ein homogenes und umfassendes Management einer Strahlenklinik zu betreiben, war die direkte Verbindung der beschleunigernahen Seite mit der organisatorischen/administrativen Umgebung. Die dadurch entstandene gemeinsame Datenbasis und Konsistenz schafften Transparenz und ermöglichten uns erstmals die umfassende organisatorische und EDV-technische Kontrolle aller Arbeitsabläufe. Nach nunmehr 2 Jahren Vollbetrieb und Umsetzung zahlreicher Teilprojekte stehen wir unmittelbar vor dem film- und papierlosen Digitalbetrieb.Background and Purpose:The activities in radiotherapy are mainly affected by numerous partly very complex operational procedures which have to be completed while high safety requirements have to be fulfilled. This fact and steadily increasing economic pressure are forcing us to develop new strategies which help us to optimize our operational procedures and assure their reliability. As there are not so many radiotherapeutic institutions and the main focus, up to now, was mainly stressed on the acceleration systems (radiation planning, acceleration control), only few industrial systems are available which could also support the economic, organizational and administrative needs of radiotherapy.Methods:During the building operations for the “new clinic for radiotherapy” at the University Hospital Freiburg, Germany, the staff of the clinical and administrative information and the medical physicists developed, in close cooperation with the physicians, a comprehensive concept to control and organize a radiotherapeutic institution. This concept was examined during the construction phase of the new clinic and the adjoined HBFG (“Hochschulbauförderungsgesetz”) process by the “Deutsche Forschungsgemeinschaft” and financed totally by federal funds.Results and Conclusion:The precondition for the goal to operate a homogeneous and comprehensive management of a clinic for radiotherapy was the direct connection of the acceleration area with the organizational/administrative surrounding. The thus developed common basic dates and consistence created transparency and allowed us for the first time to control all operational procedures by EDV-technical means. After 2 years full-time operation and implementation of numerous particular projects we are now ready for film- and paperless digital work.

Integration der Bestrahlungsplanung in den volldigitalen Workflow

BACKGROUND AND PURPOSE At the Clinic of Radiotherapy at the University Hospital Freiburg, all relevant workflow is paperless. After implementing the Operating Schedule System (OSS) as a framework, all processes are being implemented into the departmental system MOSAIQ. Designing a digital workflow for radiotherapy irradiation planning is a large challenge, it requires interdisciplinary expertise and therefore the interfaces between the professions also have to be interdisciplinary. For every single step of radiotherapy irradiation planning, distinct responsibilities have to be defined and documented. All aspects of digital storage, backup and long-term availability of data were considered and have already been realized during the OSS project. METHOD After an analysis of the complete workflow and the statutory requirements, a detailed project plan was designed. In an interdisciplinary workgroup, problems were discussed and a detailed flowchart was developed. The new functionalities were implemented in a testing environment by the Clinical and Administrative IT Department (CAI). After extensive tests they were integrated into the new modular department system. RESULTS AND CONCLUSION The Clinic of Radiotherapy succeeded in realizing a completely digital workflow for radiotherapy irradiation planning. During the testing phase, our digital workflow was examined and afterwards was approved by the responsible authority.ZusammenfassungHintergrund und ZielDie Klinik für Strahlenheilkunde des Universitätsklinikums verfolgt das Ziel, alle relevanten Arbeitsabläufe als volldigitale Prozesse abzubilden. Nach der erfolgreichen Implementierung unseres neuen Betriebsablaufsystems (BAS), wurden nun alle Verfahren in das Abteilungssystem MOSAIQ als rein digitale Prozesse integriert. Nach der Integration von Behandlungsplanung und Ordination, sollte die organisatorische Abbildung der Bestrahlungsplanung im System erfolgen. Dieses Vorhaben stellt für ein Prozessmanagement eine der größten Herausforderungen dar, da zum einen für diesen komplexen Prozess klar definierte Übergänge (Schnittstellen) zu den beteiligten Berufsgruppen festgelegt sein müssen und zum anderen die Reproduzierbarkeit und Validität aller Teilprozesse gewährleistet sein müssen. Für jeden Abschnitt des Verfahrens sind laut Strahlenschutzverordnung eindeutige und nachvollziehbare Verantwortlichkeiten relevant zu benennen und in der Dokumentation sicher zu stellen. Die speziellen Anforderungen an die digitale Datenhaltung, besonders im Hinblick auf die Langzeitarchivierung und -verfügbarkeit, sind bereits im Rahmen unseres Großprojektes BAS erfüllt.MethodeDie vorhandenen Abläufe und gesetzlichen Anforderungen der Bestrahlungsplanung wurden durch eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe (BAS-AG) im Detail analysiert und nach der Überprüfung und Bewertung der Abbildungsmöglichkeiten in unserem Betriebsablaufsystem in ein Flussdiagramm umgesetzt. Die erarbeiteten Vorgaben wurden durch die klinische und administrative Informatik (KAI) der Klinik für Strahlenheilkunde in einer Testumgebung umgesetzt und nach genauer Prüfung der Lauffähigkeit in den Routinebetrieb gebracht.Ergebnisse und SchlussfolgerungDer Abteilung ist es unter Erfüllung der oben genannten Kriterien gelungen, auch den Workflow der Bestrahlungsplanung in das Abteilungssystem als kontinuierlichen Prozess einzubinden. Nach der Fertigstellung des Konzepts und Implementierung in unserer Testumgebung erhielten wir nach der Überprüfung durch das für uns zuständige Regierungspräsidium die Zustimmung für den Einsatz des Verfahrens als volldigitalen Gesamtprozess.AbstractBackground and purposeAt the Clinic of Radiotherapy at the University Hospital Freiburg, all relevant workflow is paperless. After implementing the Operating Schedule System (OSS) as a framework, all processes are being implemented into the departmental system MOSAIQ. Designing a digital workflow for radiotherapy irradiation planning is a large challenge, it requires interdisciplinary expertise and therefore the interfaces between the professions also have to be interdisciplinary. For every single step of radiotherapy irradiation planning, distinct responsibilities have to be defined and documented. All aspects of digital storage, backup and long-term availability of data were considered and have already been realized during the OSS project.MethodAfter an analysis of the complete workflow and the statutory requirements, a detailed project plan was designed. In an interdisciplinary workgroup, problems were discussed and a detailed flowchart was developed. The new functionalities were implemented in a testing environment by the Clinical and Administrative IT Department (CAI). After extensive tests they were integrated into the new modular department system.Results and conclusionThe Clinic of Radiotherapy succeeded in realizing a completely digital workflow for radiotherapy irradiation planning. During the testing phase, our digital workflow was examined and afterwards was approved by the responsible authority.

Integration of the radiotherapy irradiation planning in the digital workflow

BACKGROUND AND PURPOSE At the Clinic of Radiotherapy at the University Hospital Freiburg, all relevant workflow is paperless. After implementing the Operating Schedule System (OSS) as a framework, all processes are being implemented into the departmental system MOSAIQ. Designing a digital workflow for radiotherapy irradiation planning is a large challenge, it requires interdisciplinary expertise and therefore the interfaces between the professions also have to be interdisciplinary. For every single step of radiotherapy irradiation planning, distinct responsibilities have to be defined and documented. All aspects of digital storage, backup and long-term availability of data were considered and have already been realized during the OSS project. METHOD After an analysis of the complete workflow and the statutory requirements, a detailed project plan was designed. In an interdisciplinary workgroup, problems were discussed and a detailed flowchart was developed. The new functionalities were implemented in a testing environment by the Clinical and Administrative IT Department (CAI). After extensive tests they were integrated into the new modular department system. RESULTS AND CONCLUSION The Clinic of Radiotherapy succeeded in realizing a completely digital workflow for radiotherapy irradiation planning. During the testing phase, our digital workflow was examined and afterwards was approved by the responsible authority.ZusammenfassungHintergrund und ZielDie Klinik für Strahlenheilkunde des Universitätsklinikums verfolgt das Ziel, alle relevanten Arbeitsabläufe als volldigitale Prozesse abzubilden. Nach der erfolgreichen Implementierung unseres neuen Betriebsablaufsystems (BAS), wurden nun alle Verfahren in das Abteilungssystem MOSAIQ als rein digitale Prozesse integriert. Nach der Integration von Behandlungsplanung und Ordination, sollte die organisatorische Abbildung der Bestrahlungsplanung im System erfolgen. Dieses Vorhaben stellt für ein Prozessmanagement eine der größten Herausforderungen dar, da zum einen für diesen komplexen Prozess klar definierte Übergänge (Schnittstellen) zu den beteiligten Berufsgruppen festgelegt sein müssen und zum anderen die Reproduzierbarkeit und Validität aller Teilprozesse gewährleistet sein müssen. Für jeden Abschnitt des Verfahrens sind laut Strahlenschutzverordnung eindeutige und nachvollziehbare Verantwortlichkeiten relevant zu benennen und in der Dokumentation sicher zu stellen. Die speziellen Anforderungen an die digitale Datenhaltung, besonders im Hinblick auf die Langzeitarchivierung und -verfügbarkeit, sind bereits im Rahmen unseres Großprojektes BAS erfüllt.MethodeDie vorhandenen Abläufe und gesetzlichen Anforderungen der Bestrahlungsplanung wurden durch eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe (BAS-AG) im Detail analysiert und nach der Überprüfung und Bewertung der Abbildungsmöglichkeiten in unserem Betriebsablaufsystem in ein Flussdiagramm umgesetzt. Die erarbeiteten Vorgaben wurden durch die klinische und administrative Informatik (KAI) der Klinik für Strahlenheilkunde in einer Testumgebung umgesetzt und nach genauer Prüfung der Lauffähigkeit in den Routinebetrieb gebracht.Ergebnisse und SchlussfolgerungDer Abteilung ist es unter Erfüllung der oben genannten Kriterien gelungen, auch den Workflow der Bestrahlungsplanung in das Abteilungssystem als kontinuierlichen Prozess einzubinden. Nach der Fertigstellung des Konzepts und Implementierung in unserer Testumgebung erhielten wir nach der Überprüfung durch das für uns zuständige Regierungspräsidium die Zustimmung für den Einsatz des Verfahrens als volldigitalen Gesamtprozess.AbstractBackground and purposeAt the Clinic of Radiotherapy at the University Hospital Freiburg, all relevant workflow is paperless. After implementing the Operating Schedule System (OSS) as a framework, all processes are being implemented into the departmental system MOSAIQ. Designing a digital workflow for radiotherapy irradiation planning is a large challenge, it requires interdisciplinary expertise and therefore the interfaces between the professions also have to be interdisciplinary. For every single step of radiotherapy irradiation planning, distinct responsibilities have to be defined and documented. All aspects of digital storage, backup and long-term availability of data were considered and have already been realized during the OSS project.MethodAfter an analysis of the complete workflow and the statutory requirements, a detailed project plan was designed. In an interdisciplinary workgroup, problems were discussed and a detailed flowchart was developed. The new functionalities were implemented in a testing environment by the Clinical and Administrative IT Department (CAI). After extensive tests they were integrated into the new modular department system.Results and conclusionThe Clinic of Radiotherapy succeeded in realizing a completely digital workflow for radiotherapy irradiation planning. During the testing phase, our digital workflow was examined and afterwards was approved by the responsible authority.

Visualization of data in radiotherapy using web services for optimization of workflow

BackgroundEvery day a large amount of data is produced within a radiotherapy department. Although this data is available in one form or other within the centralised systems, it is often not in the form which is of interest to the departmental staff. This work presents a flexible browser based reporting and visualization system for clinical and scientific use, not currently found in commercially available software such as MOSAIQTM or ARIATM. Moreover, the majority of user merely wish to retrieve data and not record and/or modify data. Thus the idea was conceived, to present the user with all relevant information in a simple and effective manner in the form of web-services. Due to the widespread availability of the internet, most people can master the use of a web-browser. Ultimately the aim is to optimize clinical procedures, enhance transparency and improve revenue.MethodsOur working group (BAS) examined many internal procedures, to find out whether relevant information suitable for our purposes lay therein. After the results were collated, it was necessary to select an effective software platform. After a more detailed analysis of all data, it became clear that the implementation of web-services was appropriate. In our institute several such web-based information services had already been developed over the last few years, with which we gained invaluable experience. Moreover, we strived for high acceptance amongst staff members.ResultsBy employing web-services, we attained high effectiveness, transparency and efficient information processing for the user. Furthermore, we achieved an almost maintenance-free and low support system. The aim of the project, making web-based information available to the user from the departmental system MOSAIQ, physician letter system MEDATECR and the central finding server MiraPlus (laboratory, pathology and radiology) were implemented without restrictions.ConclusionDue to widespread use of web-based technology the training effort was effectively nil, since practically every member of staff can master the use of a web-browser. Moreover, we have achieved high acceptance amongst staff members and have improved our effectiveness resulting in a considerable time saving.The many MOSAIQ-specific parts of the system can be readily used by departments which use MOSAIQ as the departmental system.

Im Dienste des Patienten: die Digitale Klinik

ZusammenfassungDer Anteil an rein digital arbeitenden Radioonkologien liegt in Deutschland bei ca. 25%; generell wird das Gesundheitswesen in Deutschland hinsichtlich der Digitalisierung im europäischen Vergleich (EMRAM) weiterhin unterhalb des Durchschnitts geführt. Die Klinik für Strahlenheilkunde in Freiburg bewegt sich in diesem Ranking, nach eigener Einschätzung, auf Level 7 (höchster Level).Die heute kommerziell angebotenen Systeme ermöglichen die direkte Verbindung der beschleunigernahen Seite mit der organisatorischen/administrativen Umgebung und erlauben ein homogenes und umfassendes Management einer radioonkologischen Einrichtung. Die Umsetzung der vielfältigen Anforderungen eines KIS steht allerdings noch am Anfang. Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen verursachen immer noch erhebliche Probleme, erschweren oder verhindern gar die Kommunikation zwischen unterschiedlichen Produkten. Durch entsprechende Expertise vor Ort gelang deren Verbindung und es konnte gezeigt werden, welche Vorzüge sich durch eine suffiziente Kommunikation ergeben. Die Arbeit in einer rein digitalen Umgebung ist das Mittel der Wahl, um den ständig wachsenden Anforderungen unserer Zeit gerecht werden zu können. Die digitale Integration der Pflegebereiche ist in diesem Zusammenhang nicht nur wünschenswert, sondern ein Muss. Zusammenfassend können wir feststellen, dass unsere bisherigen Erfahrungen in einer rein digitalen Arbeitsumgebung, über alles betrachtet, sehr positiv sind.

Integration der Bestrahlungsplanung in den volldigitalen Workflow@@@Integration of the radiotherapy irradiation planning in the digital workflow

BACKGROUND AND PURPOSE At the Clinic of Radiotherapy at the University Hospital Freiburg, all relevant workflow is paperless. After implementing the Operating Schedule System (OSS) as a framework, all processes are being implemented into the departmental system MOSAIQ. Designing a digital workflow for radiotherapy irradiation planning is a large challenge, it requires interdisciplinary expertise and therefore the interfaces between the professions also have to be interdisciplinary. For every single step of radiotherapy irradiation planning, distinct responsibilities have to be defined and documented. All aspects of digital storage, backup and long-term availability of data were considered and have already been realized during the OSS project. METHOD After an analysis of the complete workflow and the statutory requirements, a detailed project plan was designed. In an interdisciplinary workgroup, problems were discussed and a detailed flowchart was developed. The new functionalities were implemented in a testing environment by the Clinical and Administrative IT Department (CAI). After extensive tests they were integrated into the new modular department system. RESULTS AND CONCLUSION The Clinic of Radiotherapy succeeded in realizing a completely digital workflow for radiotherapy irradiation planning. During the testing phase, our digital workflow was examined and afterwards was approved by the responsible authority.ZusammenfassungHintergrund und ZielDie Klinik für Strahlenheilkunde des Universitätsklinikums verfolgt das Ziel, alle relevanten Arbeitsabläufe als volldigitale Prozesse abzubilden. Nach der erfolgreichen Implementierung unseres neuen Betriebsablaufsystems (BAS), wurden nun alle Verfahren in das Abteilungssystem MOSAIQ als rein digitale Prozesse integriert. Nach der Integration von Behandlungsplanung und Ordination, sollte die organisatorische Abbildung der Bestrahlungsplanung im System erfolgen. Dieses Vorhaben stellt für ein Prozessmanagement eine der größten Herausforderungen dar, da zum einen für diesen komplexen Prozess klar definierte Übergänge (Schnittstellen) zu den beteiligten Berufsgruppen festgelegt sein müssen und zum anderen die Reproduzierbarkeit und Validität aller Teilprozesse gewährleistet sein müssen. Für jeden Abschnitt des Verfahrens sind laut Strahlenschutzverordnung eindeutige und nachvollziehbare Verantwortlichkeiten relevant zu benennen und in der Dokumentation sicher zu stellen. Die speziellen Anforderungen an die digitale Datenhaltung, besonders im Hinblick auf die Langzeitarchivierung und -verfügbarkeit, sind bereits im Rahmen unseres Großprojektes BAS erfüllt.MethodeDie vorhandenen Abläufe und gesetzlichen Anforderungen der Bestrahlungsplanung wurden durch eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe (BAS-AG) im Detail analysiert und nach der Überprüfung und Bewertung der Abbildungsmöglichkeiten in unserem Betriebsablaufsystem in ein Flussdiagramm umgesetzt. Die erarbeiteten Vorgaben wurden durch die klinische und administrative Informatik (KAI) der Klinik für Strahlenheilkunde in einer Testumgebung umgesetzt und nach genauer Prüfung der Lauffähigkeit in den Routinebetrieb gebracht.Ergebnisse und SchlussfolgerungDer Abteilung ist es unter Erfüllung der oben genannten Kriterien gelungen, auch den Workflow der Bestrahlungsplanung in das Abteilungssystem als kontinuierlichen Prozess einzubinden. Nach der Fertigstellung des Konzepts und Implementierung in unserer Testumgebung erhielten wir nach der Überprüfung durch das für uns zuständige Regierungspräsidium die Zustimmung für den Einsatz des Verfahrens als volldigitalen Gesamtprozess.AbstractBackground and purposeAt the Clinic of Radiotherapy at the University Hospital Freiburg, all relevant workflow is paperless. After implementing the Operating Schedule System (OSS) as a framework, all processes are being implemented into the departmental system MOSAIQ. Designing a digital workflow for radiotherapy irradiation planning is a large challenge, it requires interdisciplinary expertise and therefore the interfaces between the professions also have to be interdisciplinary. For every single step of radiotherapy irradiation planning, distinct responsibilities have to be defined and documented. All aspects of digital storage, backup and long-term availability of data were considered and have already been realized during the OSS project.MethodAfter an analysis of the complete workflow and the statutory requirements, a detailed project plan was designed. In an interdisciplinary workgroup, problems were discussed and a detailed flowchart was developed. The new functionalities were implemented in a testing environment by the Clinical and Administrative IT Department (CAI). After extensive tests they were integrated into the new modular department system.Results and conclusionThe Clinic of Radiotherapy succeeded in realizing a completely digital workflow for radiotherapy irradiation planning. During the testing phase, our digital workflow was examined and afterwards was approved by the responsible authority.

Abteilungs- und Patientenmanagement in der StrahlenheilkundeDepartment and Patient Management in Radiotherapy. The Freiburg Model

Hintergrund und Ziel:Die Arbeit im Bereich der Strahlentherapie ist hauptsächlich dadurch geprägt, dass täglich eine Vielzahl z.T. komplexer Arbeitsabläufe bewältigt und dabei hohe Sicherheitsanforderungen erfüllt werden müssen. Dieser Sachverhalt und stetig wachsender ökonomischer Druck zwingen uns, neue Strategien zu entwickeln, die unsere Arbeitsabläufe optimieren und deren Zuverlässigkeit und Sicherheit garantieren. Da es relativ wenige strahlentherapeutische Einrichtungen gibt und das Augenmerk bislang hauptsächlich auf den beschleunigernahen Systemen (Bestrahlungsplanung, Beschleunigersteuerung usw.) lag, stehen derzeit seitens der Industrie nur wenige Systeme zur Verfügung, die geeignet wären, auch die ökonomischen, organisatorischen und administrativen Bedürfnisse der Strahlentherapie zu unterstützen.Methodik:Im Rahmen der Baumaßnahme „neue Strahlenklinik“ am Universitätsklinikum Freiburg wurde von den Funktionsbereichen Klinische und Administrative Informatik und Medizinische Physik in enger Zusammenarbeit mit dem ärztlichen Personal ein umfassendes Konzept zur Steuerung und Organisation einer strahlentherapeutischen Einrichtung entwickelt. Das Konzept wurde im Zuge des Neubaues und des damit verbundenen HBFG-Verfahrens (Hochschulbauförderungsgesetz) durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft begutachtet und mit Bundesmitteln in vollem Umfang unterstützt.Ergebnisse und Schlussfolgerung:Voraussetzung für das Ziel, ein homogenes und umfassendes Management einer Strahlenklinik zu betreiben, war die direkte Verbindung der beschleunigernahen Seite mit der organisatorischen/administrativen Umgebung. Die dadurch entstandene gemeinsame Datenbasis und Konsistenz schafften Transparenz und ermöglichten uns erstmals die umfassende organisatorische und EDV-technische Kontrolle aller Arbeitsabläufe. Nach nunmehr 2 Jahren Vollbetrieb und Umsetzung zahlreicher Teilprojekte stehen wir unmittelbar vor dem film- und papierlosen Digitalbetrieb.Background and Purpose:The activities in radiotherapy are mainly affected by numerous partly very complex operational procedures which have to be completed while high safety requirements have to be fulfilled. This fact and steadily increasing economic pressure are forcing us to develop new strategies which help us to optimize our operational procedures and assure their reliability. As there are not so many radiotherapeutic institutions and the main focus, up to now, was mainly stressed on the acceleration systems (radiation planning, acceleration control), only few industrial systems are available which could also support the economic, organizational and administrative needs of radiotherapy.Methods:During the building operations for the “new clinic for radiotherapy” at the University Hospital Freiburg, Germany, the staff of the clinical and administrative information and the medical physicists developed, in close cooperation with the physicians, a comprehensive concept to control and organize a radiotherapeutic institution. This concept was examined during the construction phase of the new clinic and the adjoined HBFG (“Hochschulbauförderungsgesetz”) process by the “Deutsche Forschungsgemeinschaft” and financed totally by federal funds.Results and Conclusion:The precondition for the goal to operate a homogeneous and comprehensive management of a clinic for radiotherapy was the direct connection of the acceleration area with the organizational/administrative surrounding. The thus developed common basic dates and consistence created transparency and allowed us for the first time to control all operational procedures by EDV-technical means. After 2 years full-time operation and implementation of numerous particular projects we are now ready for film- and paperless digital work.