Gregor Bruggmoser

Quality assurance for clinical studies in regional deep hyperthermia

BackgroundA guideline is provided for the implementation of regional deep hyperthermia treatments under strict rules of quality assurance. The objective is to guarantee a comparable and comprehensible method in the treatment and scientific analysis of hyperthermia. The guideline describes regional deep hyperthermia (RHT) and MR-controlled partial body hyperthermia (PBH) of children, young and adult patients. According to this guideline, hyperthermia treatment is always applied in combination with chemotherapy and/or radiotherapy.MethodsThe guideline is based on practical experience from several hyperthermia centers. The procedure allows applying jointly coordinated standards and quality control in hyperthermia for studies.ResultsThe guideline contains recommendations for hyperthermia treatments, including indication, preparation, treatment, and standardized analysis.HintergrundZur Durchführung von qualitätsgesicherten Tiefenhyperthermiebehandlungen wurde eine Leitlinie erstellt. Ziel war, ein vergleichbares und nachvollziehbares Vorgehen bei der Behandlung und der wissenschaftlichen Auswertung von Hyperthermiebehandlungen zu gewährleisten. Die Leitlinie beschreibt die „Regionale Tiefenhyperthermie“ (RHT) und die „MR-kontrollierte Teilkörperhyperthermie“ (PBH) von Kindern, jugendlichen und erwachsenen Patienten. Hyperthermie im Sinne der Leitlinie wird als Kombinationsbehandlung mit einer Chemo- und/oder Strahlentherapie durchgeführt.MethodikDie Leitlinie basiert auf praktischen Erfahrungen mehrerer Hyperthermiezentren. Dieses Vorgehens erlaubt abgestimmte Standards in der Anwendung und der Qualitätskontrolle in der Hyperthermie für Studien.ErgebnisseDiese Leitlinie enthält Empfehlungen für Hyperthermiebehandlungen mit Indikationsstellung, Vorbereitung, Durchführung und standardisierter Auswertung.

Guideline for the clinical application, documentation and analysis of clinical studies for regional deep hyperthermia

ObjectivesThese guidelines contain recommendations for the implementation of quality-assured hyperthermia treatments. The objective is to guarantee an internationally comparable and easily understandable method for hyperthermia treatment and for the subsequent scientific analysis of the treatment results. The guidelines describe “regional deep hyperthermia” (RHT) and MR-controlled “partial body hyperthermia” (PBH) of children, adolescents and adult patients. Hyperthermia in terms of these guidelines is defined as a treatment combining chemotherapy and/or radiation therapy.MethodsThese guidelines are based on practical experience from several hyperthermia centres in Europe. Our collaborative effort has ensured coordinated standards and quality control procedures in regional deep and partial body hyperthermia. The guidelines were developed by the Atzelsberg Research Group of the IAH (http://www.hyperthermie.org) of the German Cancer Society (“Deutsche Krebsgesellschaft”) to specifically ensure that the multi-institutional studies initiated by the Atzelsberg Research Group are executed following a single, uniform level of quality.ResultsThe guidelines contain recommendations for procedural methods for treatment using hyperthermia. They commence with diagnosis, which is followed by preparation and treatment and concludes with standardised analysis for the reporting of results.ZusammenfassungHintergrundDiese Leitlinie enthält Empfehlungen zur Durchführung von qualitätsgesicherten Hyperthermiebehandlungen. Ziel ist, ein vergleichbares und nachvollziehbares Vorgehen bei der Behandlung und der wissenschaftlichen Auswertung der Hyperthermie zu gewährleisten. Die Leitlinie beschreibt die „Regionale Tiefenhyperthermie“ (RHT) und die „MR-kontrollierte Teilkörperhyperthermie“ (PBH) von Kindern, Jugendlichen und erwachsenen Patienten. Die Hyperthermie im Sinne dieser Leitlinie wird als Kombinationsbehandlung mit einer Chemo- und/oder Strahlentherapie durchgeführt.MethodikDie vorgestellte Leitlinie basiert auf praktischen Erfahrungen von mehreren Hyperthermiezentren. Dieses Vorgehens erlaubt gemeinsam abgestimmte Standards in der Anwendung und der Qualitätskontrolle in der Hyperthermie für Studien, die im Rahmen des Atzelsberger Arbeitskreises in der Interdisziplinären Arbeitsgruppe Hyperthermie (http://www.hyperthermie.org) in der Deutschen Krebsgesellschaft und dem Technischen Komitee der „European Society for Hyperthermic Oncology“ (ESHO) entwickelt wurden, um sicher zu stellen, dass multizentrische Studien, die vom Atzelsberger Arbeitskreis entwickelt wurden, nach einem standardisierten, einheitlichen Qualitätsmaßstab durchgeführt werden.ErgebnisseDiese Leitlinie enthält Empfehlungen für das Vorgehen bei Hyperthermiebehandlungen von der Indikationsstellung, der Vorbereitung, der Durchführung bis zur standardisierten Auswertung.Die deutschsprachige Version des Beitrags ist auf SpringerLink unter „Supplemental“ zu finden.

VMAT and step-and-shoot IMRT in head and neck cancer: a comparative plan analysis.

Purpose:Rotational IMRT is a new technique, whose value still has to be assessed. We evaluated its adequacy for the treatment of head and neck (H&N) cancer compared to the well-established step-and-shoot IMRT.Materials and Methods:A total of 15 patients, who were treated with either IMRT (13 patients) or VMAT (2 patients) in the H&N region, were chosen. For each patient, a treatment plan with the respective other technique was calculated. To compare the resulting dose distributions, the dose–volume histograms (DVHs) were evaluated. To quantify the differences, a new quality index (QI) was introduced, as a measure of the planning target volume (PTV) coverage and homogeneity. A conformity function (CF) was defined to estimate normal tissue sparing.Results:The QI for VMAT amounts to 36.3, whereas for IMRT the mean value is 66.5, indicating better PTV coverage as well as less overdosage for the rotational technique. While the sparing of organs at risk (OAR) was similar for both techniques, the CF shows a significantly better sparing of healthy tissue for all doses with VMAT treatment.Conclusions:VMAT results in dose distributions for H&N patients that are at least comparable with treatments performed with step-and-shoot IMRT. Two new tools to quantify the quality of dose distributions are presented and have proven to be useful.Zielsetzung:Rotationsbestrahlung mit Intensitätsmodulierung ist eine neue Technik, deren Wert erst noch beurteilt werden muss. Wir untersuchten deren Eignung für die Behandlung von Kopf-Hals-(H&N-)Tumoren im Vergleich zu etablierter Step&Shoot-IMRT.Material und Methoden:Es wurden 15 Patienten ausgewählt, die mit IMRT (13 Patienten) oder VMAT (2 Patienten) in der H&N-Region behandelt wurden. Für jeden wurde ein Bestrahlungsplan mit der jeweils anderen Technik berechnet. Um die resultierenden Dosisverteilungen zu vergleichen, wurden Dosis-Volumen Histogramme (DVHs) ausgewertet. Zur Quantifizierung der Unterschiede wurde ein neuer Qualitätsindex (QI) eingeführt, der ein Maß für die Dosisabdeckung und -homogenität innerhalb des PTV ist. Eine Konformitätsfunktion (CF) wurde definiert, um die Nomalgewebeschonung abzuschätzen.Ergebnisse:Der QI für VMAT beträgt 36,3, während sich der Mittelwert für IMRT auf 66,5 beläuft, was eine bessere Dosisabdeckung und -homogenität bei der Rotationsbestrahlung anzeigt. Die Schonung der Risikoorgane war für beide Techniken ähnlich; der CF zeigte eine deutlich bessere Normalgewebeschonung für VMAT bei allen Dosiswerten.Schlussfolgerung:VMAT erlaubt für die Behandlung von H&N-Patienten Dosisverteilungen zu erzeugen, die mindestens vergleichbar sind mit denen, die mit Step&Shoot-IMRT machbar sind. Zwei neue Größen zur Quantifizierung der Qualität von Dosisverteilungen wurden präsentiert und deren Nutzen gezeigt.

Abteilungs- und Patientenmanagement in der Strahlenheilkunde

Hintergrund und Ziel:Die Arbeit im Bereich der Strahlentherapie ist hauptsächlich dadurch geprägt, dass täglich eine Vielzahl z.T. komplexer Arbeitsabläufe bewältigt und dabei hohe Sicherheitsanforderungen erfüllt werden müssen. Dieser Sachverhalt und stetig wachsender ökonomischer Druck zwingen uns, neue Strategien zu entwickeln, die unsere Arbeitsabläufe optimieren und deren Zuverlässigkeit und Sicherheit garantieren. Da es relativ wenige strahlentherapeutische Einrichtungen gibt und das Augenmerk bislang hauptsächlich auf den beschleunigernahen Systemen (Bestrahlungsplanung, Beschleunigersteuerung usw.) lag, stehen derzeit seitens der Industrie nur wenige Systeme zur Verfügung, die geeignet wären, auch die ökonomischen, organisatorischen und administrativen Bedürfnisse der Strahlentherapie zu unterstützen.Methodik:Im Rahmen der Baumaßnahme „neue Strahlenklinik“ am Universitätsklinikum Freiburg wurde von den Funktionsbereichen Klinische und Administrative Informatik und Medizinische Physik in enger Zusammenarbeit mit dem ärztlichen Personal ein umfassendes Konzept zur Steuerung und Organisation einer strahlentherapeutischen Einrichtung entwickelt. Das Konzept wurde im Zuge des Neubaues und des damit verbundenen HBFG-Verfahrens (Hochschulbauförderungsgesetz) durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft begutachtet und mit Bundesmitteln in vollem Umfang unterstützt.Ergebnisse und Schlussfolgerung:Voraussetzung für das Ziel, ein homogenes und umfassendes Management einer Strahlenklinik zu betreiben, war die direkte Verbindung der beschleunigernahen Seite mit der organisatorischen/administrativen Umgebung. Die dadurch entstandene gemeinsame Datenbasis und Konsistenz schafften Transparenz und ermöglichten uns erstmals die umfassende organisatorische und EDV-technische Kontrolle aller Arbeitsabläufe. Nach nunmehr 2 Jahren Vollbetrieb und Umsetzung zahlreicher Teilprojekte stehen wir unmittelbar vor dem film- und papierlosen Digitalbetrieb.Background and Purpose:The activities in radiotherapy are mainly affected by numerous partly very complex operational procedures which have to be completed while high safety requirements have to be fulfilled. This fact and steadily increasing economic pressure are forcing us to develop new strategies which help us to optimize our operational procedures and assure their reliability. As there are not so many radiotherapeutic institutions and the main focus, up to now, was mainly stressed on the acceleration systems (radiation planning, acceleration control), only few industrial systems are available which could also support the economic, organizational and administrative needs of radiotherapy.Methods:During the building operations for the “new clinic for radiotherapy” at the University Hospital Freiburg, Germany, the staff of the clinical and administrative information and the medical physicists developed, in close cooperation with the physicians, a comprehensive concept to control and organize a radiotherapeutic institution. This concept was examined during the construction phase of the new clinic and the adjoined HBFG (“Hochschulbauförderungsgesetz”) process by the “Deutsche Forschungsgemeinschaft” and financed totally by federal funds.Results and Conclusion:The precondition for the goal to operate a homogeneous and comprehensive management of a clinic for radiotherapy was the direct connection of the acceleration area with the organizational/administrative surrounding. The thus developed common basic dates and consistence created transparency and allowed us for the first time to control all operational procedures by EDV-technical means. After 2 years full-time operation and implementation of numerous particular projects we are now ready for film- and paperless digital work.

VMAT and Step-and-Shoot IMRT in Head and Neck Cancer

Purpose:Rotational IMRT is a new technique, whose value still has to be assessed. We evaluated its adequacy for the treatment of head and neck (H&N) cancer compared to the well-established step-and-shoot IMRT.Materials and Methods:A total of 15 patients, who were treated with either IMRT (13 patients) or VMAT (2 patients) in the H&N region, were chosen. For each patient, a treatment plan with the respective other technique was calculated. To compare the resulting dose distributions, the dose–volume histograms (DVHs) were evaluated. To quantify the differences, a new quality index (QI) was introduced, as a measure of the planning target volume (PTV) coverage and homogeneity. A conformity function (CF) was defined to estimate normal tissue sparing.Results:The QI for VMAT amounts to 36.3, whereas for IMRT the mean value is 66.5, indicating better PTV coverage as well as less overdosage for the rotational technique. While the sparing of organs at risk (OAR) was similar for both techniques, the CF shows a significantly better sparing of healthy tissue for all doses with VMAT treatment.Conclusions:VMAT results in dose distributions for H&N patients that are at least comparable with treatments performed with step-and-shoot IMRT. Two new tools to quantify the quality of dose distributions are presented and have proven to be useful.Zielsetzung:Rotationsbestrahlung mit Intensitätsmodulierung ist eine neue Technik, deren Wert erst noch beurteilt werden muss. Wir untersuchten deren Eignung für die Behandlung von Kopf-Hals-(H&N-)Tumoren im Vergleich zu etablierter Step&Shoot-IMRT.Material und Methoden:Es wurden 15 Patienten ausgewählt, die mit IMRT (13 Patienten) oder VMAT (2 Patienten) in der H&N-Region behandelt wurden. Für jeden wurde ein Bestrahlungsplan mit der jeweils anderen Technik berechnet. Um die resultierenden Dosisverteilungen zu vergleichen, wurden Dosis-Volumen Histogramme (DVHs) ausgewertet. Zur Quantifizierung der Unterschiede wurde ein neuer Qualitätsindex (QI) eingeführt, der ein Maß für die Dosisabdeckung und -homogenität innerhalb des PTV ist. Eine Konformitätsfunktion (CF) wurde definiert, um die Nomalgewebeschonung abzuschätzen.Ergebnisse:Der QI für VMAT beträgt 36,3, während sich der Mittelwert für IMRT auf 66,5 beläuft, was eine bessere Dosisabdeckung und -homogenität bei der Rotationsbestrahlung anzeigt. Die Schonung der Risikoorgane war für beide Techniken ähnlich; der CF zeigte eine deutlich bessere Normalgewebeschonung für VMAT bei allen Dosiswerten.Schlussfolgerung:VMAT erlaubt für die Behandlung von H&N-Patienten Dosisverteilungen zu erzeugen, die mindestens vergleichbar sind mit denen, die mit Step&Shoot-IMRT machbar sind. Zwei neue Größen zur Quantifizierung der Qualität von Dosisverteilungen wurden präsentiert und deren Nutzen gezeigt.

Long-Term Results After Intraoperative Radiation Therapy for Gastric Cancer

PURPOSE We retrospectively analyzed the impact of intraoperative radiation therapy (IORT) on long-term survival in patients with resectable gastric cancer. METHODS AND MATERIALS From 1991 to 2001, a total of 84 patients with gastric neoplasms underwent gastectomy or subtotal resection with IORT (23 Gy, 6-15 MeV; IORT-positive [IORT(+)] group). Patients with a history of additional neoadjuvant chemotherapy, histologically confirmed R1 or R2 resection, or reoperation with curative intention after local recurrence were excluded from further analysis. The remaining 61 patients were retrospectively matched with 61 patients without IORT (IORT-negative [IORT(-)] group) for Union Internationale Contre le Cancer (UICC) stage, patient age, histologic grading, extent of surgery, and level of lymph node dissection. Subgroups included postoperative UICC Stages I (n = 31), II (n = 11), III (n = 14), and IV (n = 5). RESULTS Mean follow-up was 4.8 years in the IORT(+) group and 5.0 years in the IORT(-) group. The overall 5-year patient survival rate was 58% in the IORT(+) group vs. 59% in the IORT(-) group (p = 0.99). Subgroup analysis showed no impact of IORT on 5-year patient survival for those with UICC Stages I/II (76% vs. 80%; p = 0.87) and III/IV (21% vs. 14%, IORT(+) vs. IORT(-) group; p = 0.30). Perioperative mortality rates were 4.9% and 4.9% in the IORT(+) vs. IORT(-) group. Total surgical complications were more common in the IORT(+) than IORT(-) group (44.3% vs. 19.7%; p < 0.05). The locoregional tumor recurrence rate was 9.8% in the IORT(+) group. CONCLUSIONS Use of IORT was associated with low locoregional tumor recurrence, but had no benefit on long-term survival while significantly increasing surgical morbidity in patients with curable gastric cancer.

Department and patient management in radiotherapy. The Freiburg model

Hintergrund und Ziel:Die Arbeit im Bereich der Strahlentherapie ist hauptsächlich dadurch geprägt, dass täglich eine Vielzahl z.T. komplexer Arbeitsabläufe bewältigt und dabei hohe Sicherheitsanforderungen erfüllt werden müssen. Dieser Sachverhalt und stetig wachsender ökonomischer Druck zwingen uns, neue Strategien zu entwickeln, die unsere Arbeitsabläufe optimieren und deren Zuverlässigkeit und Sicherheit garantieren. Da es relativ wenige strahlentherapeutische Einrichtungen gibt und das Augenmerk bislang hauptsächlich auf den beschleunigernahen Systemen (Bestrahlungsplanung, Beschleunigersteuerung usw.) lag, stehen derzeit seitens der Industrie nur wenige Systeme zur Verfügung, die geeignet wären, auch die ökonomischen, organisatorischen und administrativen Bedürfnisse der Strahlentherapie zu unterstützen.Methodik:Im Rahmen der Baumaßnahme „neue Strahlenklinik“ am Universitätsklinikum Freiburg wurde von den Funktionsbereichen Klinische und Administrative Informatik und Medizinische Physik in enger Zusammenarbeit mit dem ärztlichen Personal ein umfassendes Konzept zur Steuerung und Organisation einer strahlentherapeutischen Einrichtung entwickelt. Das Konzept wurde im Zuge des Neubaues und des damit verbundenen HBFG-Verfahrens (Hochschulbauförderungsgesetz) durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft begutachtet und mit Bundesmitteln in vollem Umfang unterstützt.Ergebnisse und Schlussfolgerung:Voraussetzung für das Ziel, ein homogenes und umfassendes Management einer Strahlenklinik zu betreiben, war die direkte Verbindung der beschleunigernahen Seite mit der organisatorischen/administrativen Umgebung. Die dadurch entstandene gemeinsame Datenbasis und Konsistenz schafften Transparenz und ermöglichten uns erstmals die umfassende organisatorische und EDV-technische Kontrolle aller Arbeitsabläufe. Nach nunmehr 2 Jahren Vollbetrieb und Umsetzung zahlreicher Teilprojekte stehen wir unmittelbar vor dem film- und papierlosen Digitalbetrieb.Background and Purpose:The activities in radiotherapy are mainly affected by numerous partly very complex operational procedures which have to be completed while high safety requirements have to be fulfilled. This fact and steadily increasing economic pressure are forcing us to develop new strategies which help us to optimize our operational procedures and assure their reliability. As there are not so many radiotherapeutic institutions and the main focus, up to now, was mainly stressed on the acceleration systems (radiation planning, acceleration control), only few industrial systems are available which could also support the economic, organizational and administrative needs of radiotherapy.Methods:During the building operations for the “new clinic for radiotherapy” at the University Hospital Freiburg, Germany, the staff of the clinical and administrative information and the medical physicists developed, in close cooperation with the physicians, a comprehensive concept to control and organize a radiotherapeutic institution. This concept was examined during the construction phase of the new clinic and the adjoined HBFG (“Hochschulbauförderungsgesetz”) process by the “Deutsche Forschungsgemeinschaft” and financed totally by federal funds.Results and Conclusion:The precondition for the goal to operate a homogeneous and comprehensive management of a clinic for radiotherapy was the direct connection of the acceleration area with the organizational/administrative surrounding. The thus developed common basic dates and consistence created transparency and allowed us for the first time to control all operational procedures by EDV-technical means. After 2 years full-time operation and implementation of numerous particular projects we are now ready for film- and paperless digital work.

Integration der Bestrahlungsplanung in den volldigitalen Workflow

BACKGROUND AND PURPOSE At the Clinic of Radiotherapy at the University Hospital Freiburg, all relevant workflow is paperless. After implementing the Operating Schedule System (OSS) as a framework, all processes are being implemented into the departmental system MOSAIQ. Designing a digital workflow for radiotherapy irradiation planning is a large challenge, it requires interdisciplinary expertise and therefore the interfaces between the professions also have to be interdisciplinary. For every single step of radiotherapy irradiation planning, distinct responsibilities have to be defined and documented. All aspects of digital storage, backup and long-term availability of data were considered and have already been realized during the OSS project. METHOD After an analysis of the complete workflow and the statutory requirements, a detailed project plan was designed. In an interdisciplinary workgroup, problems were discussed and a detailed flowchart was developed. The new functionalities were implemented in a testing environment by the Clinical and Administrative IT Department (CAI). After extensive tests they were integrated into the new modular department system. RESULTS AND CONCLUSION The Clinic of Radiotherapy succeeded in realizing a completely digital workflow for radiotherapy irradiation planning. During the testing phase, our digital workflow was examined and afterwards was approved by the responsible authority.ZusammenfassungHintergrund und ZielDie Klinik für Strahlenheilkunde des Universitätsklinikums verfolgt das Ziel, alle relevanten Arbeitsabläufe als volldigitale Prozesse abzubilden. Nach der erfolgreichen Implementierung unseres neuen Betriebsablaufsystems (BAS), wurden nun alle Verfahren in das Abteilungssystem MOSAIQ als rein digitale Prozesse integriert. Nach der Integration von Behandlungsplanung und Ordination, sollte die organisatorische Abbildung der Bestrahlungsplanung im System erfolgen. Dieses Vorhaben stellt für ein Prozessmanagement eine der größten Herausforderungen dar, da zum einen für diesen komplexen Prozess klar definierte Übergänge (Schnittstellen) zu den beteiligten Berufsgruppen festgelegt sein müssen und zum anderen die Reproduzierbarkeit und Validität aller Teilprozesse gewährleistet sein müssen. Für jeden Abschnitt des Verfahrens sind laut Strahlenschutzverordnung eindeutige und nachvollziehbare Verantwortlichkeiten relevant zu benennen und in der Dokumentation sicher zu stellen. Die speziellen Anforderungen an die digitale Datenhaltung, besonders im Hinblick auf die Langzeitarchivierung und -verfügbarkeit, sind bereits im Rahmen unseres Großprojektes BAS erfüllt.MethodeDie vorhandenen Abläufe und gesetzlichen Anforderungen der Bestrahlungsplanung wurden durch eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe (BAS-AG) im Detail analysiert und nach der Überprüfung und Bewertung der Abbildungsmöglichkeiten in unserem Betriebsablaufsystem in ein Flussdiagramm umgesetzt. Die erarbeiteten Vorgaben wurden durch die klinische und administrative Informatik (KAI) der Klinik für Strahlenheilkunde in einer Testumgebung umgesetzt und nach genauer Prüfung der Lauffähigkeit in den Routinebetrieb gebracht.Ergebnisse und SchlussfolgerungDer Abteilung ist es unter Erfüllung der oben genannten Kriterien gelungen, auch den Workflow der Bestrahlungsplanung in das Abteilungssystem als kontinuierlichen Prozess einzubinden. Nach der Fertigstellung des Konzepts und Implementierung in unserer Testumgebung erhielten wir nach der Überprüfung durch das für uns zuständige Regierungspräsidium die Zustimmung für den Einsatz des Verfahrens als volldigitalen Gesamtprozess.AbstractBackground and purposeAt the Clinic of Radiotherapy at the University Hospital Freiburg, all relevant workflow is paperless. After implementing the Operating Schedule System (OSS) as a framework, all processes are being implemented into the departmental system MOSAIQ. Designing a digital workflow for radiotherapy irradiation planning is a large challenge, it requires interdisciplinary expertise and therefore the interfaces between the professions also have to be interdisciplinary. For every single step of radiotherapy irradiation planning, distinct responsibilities have to be defined and documented. All aspects of digital storage, backup and long-term availability of data were considered and have already been realized during the OSS project.MethodAfter an analysis of the complete workflow and the statutory requirements, a detailed project plan was designed. In an interdisciplinary workgroup, problems were discussed and a detailed flowchart was developed. The new functionalities were implemented in a testing environment by the Clinical and Administrative IT Department (CAI). After extensive tests they were integrated into the new modular department system.Results and conclusionThe Clinic of Radiotherapy succeeded in realizing a completely digital workflow for radiotherapy irradiation planning. During the testing phase, our digital workflow was examined and afterwards was approved by the responsible authority.

Integration of the radiotherapy irradiation planning in the digital workflow

BACKGROUND AND PURPOSE At the Clinic of Radiotherapy at the University Hospital Freiburg, all relevant workflow is paperless. After implementing the Operating Schedule System (OSS) as a framework, all processes are being implemented into the departmental system MOSAIQ. Designing a digital workflow for radiotherapy irradiation planning is a large challenge, it requires interdisciplinary expertise and therefore the interfaces between the professions also have to be interdisciplinary. For every single step of radiotherapy irradiation planning, distinct responsibilities have to be defined and documented. All aspects of digital storage, backup and long-term availability of data were considered and have already been realized during the OSS project. METHOD After an analysis of the complete workflow and the statutory requirements, a detailed project plan was designed. In an interdisciplinary workgroup, problems were discussed and a detailed flowchart was developed. The new functionalities were implemented in a testing environment by the Clinical and Administrative IT Department (CAI). After extensive tests they were integrated into the new modular department system. RESULTS AND CONCLUSION The Clinic of Radiotherapy succeeded in realizing a completely digital workflow for radiotherapy irradiation planning. During the testing phase, our digital workflow was examined and afterwards was approved by the responsible authority.ZusammenfassungHintergrund und ZielDie Klinik für Strahlenheilkunde des Universitätsklinikums verfolgt das Ziel, alle relevanten Arbeitsabläufe als volldigitale Prozesse abzubilden. Nach der erfolgreichen Implementierung unseres neuen Betriebsablaufsystems (BAS), wurden nun alle Verfahren in das Abteilungssystem MOSAIQ als rein digitale Prozesse integriert. Nach der Integration von Behandlungsplanung und Ordination, sollte die organisatorische Abbildung der Bestrahlungsplanung im System erfolgen. Dieses Vorhaben stellt für ein Prozessmanagement eine der größten Herausforderungen dar, da zum einen für diesen komplexen Prozess klar definierte Übergänge (Schnittstellen) zu den beteiligten Berufsgruppen festgelegt sein müssen und zum anderen die Reproduzierbarkeit und Validität aller Teilprozesse gewährleistet sein müssen. Für jeden Abschnitt des Verfahrens sind laut Strahlenschutzverordnung eindeutige und nachvollziehbare Verantwortlichkeiten relevant zu benennen und in der Dokumentation sicher zu stellen. Die speziellen Anforderungen an die digitale Datenhaltung, besonders im Hinblick auf die Langzeitarchivierung und -verfügbarkeit, sind bereits im Rahmen unseres Großprojektes BAS erfüllt.MethodeDie vorhandenen Abläufe und gesetzlichen Anforderungen der Bestrahlungsplanung wurden durch eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe (BAS-AG) im Detail analysiert und nach der Überprüfung und Bewertung der Abbildungsmöglichkeiten in unserem Betriebsablaufsystem in ein Flussdiagramm umgesetzt. Die erarbeiteten Vorgaben wurden durch die klinische und administrative Informatik (KAI) der Klinik für Strahlenheilkunde in einer Testumgebung umgesetzt und nach genauer Prüfung der Lauffähigkeit in den Routinebetrieb gebracht.Ergebnisse und SchlussfolgerungDer Abteilung ist es unter Erfüllung der oben genannten Kriterien gelungen, auch den Workflow der Bestrahlungsplanung in das Abteilungssystem als kontinuierlichen Prozess einzubinden. Nach der Fertigstellung des Konzepts und Implementierung in unserer Testumgebung erhielten wir nach der Überprüfung durch das für uns zuständige Regierungspräsidium die Zustimmung für den Einsatz des Verfahrens als volldigitalen Gesamtprozess.AbstractBackground and purposeAt the Clinic of Radiotherapy at the University Hospital Freiburg, all relevant workflow is paperless. After implementing the Operating Schedule System (OSS) as a framework, all processes are being implemented into the departmental system MOSAIQ. Designing a digital workflow for radiotherapy irradiation planning is a large challenge, it requires interdisciplinary expertise and therefore the interfaces between the professions also have to be interdisciplinary. For every single step of radiotherapy irradiation planning, distinct responsibilities have to be defined and documented. All aspects of digital storage, backup and long-term availability of data were considered and have already been realized during the OSS project.MethodAfter an analysis of the complete workflow and the statutory requirements, a detailed project plan was designed. In an interdisciplinary workgroup, problems were discussed and a detailed flowchart was developed. The new functionalities were implemented in a testing environment by the Clinical and Administrative IT Department (CAI). After extensive tests they were integrated into the new modular department system.Results and conclusionThe Clinic of Radiotherapy succeeded in realizing a completely digital workflow for radiotherapy irradiation planning. During the testing phase, our digital workflow was examined and afterwards was approved by the responsible authority.

Visualization of data in radiotherapy using web services for optimization of workflow

BackgroundEvery day a large amount of data is produced within a radiotherapy department. Although this data is available in one form or other within the centralised systems, it is often not in the form which is of interest to the departmental staff. This work presents a flexible browser based reporting and visualization system for clinical and scientific use, not currently found in commercially available software such as MOSAIQTM or ARIATM. Moreover, the majority of user merely wish to retrieve data and not record and/or modify data. Thus the idea was conceived, to present the user with all relevant information in a simple and effective manner in the form of web-services. Due to the widespread availability of the internet, most people can master the use of a web-browser. Ultimately the aim is to optimize clinical procedures, enhance transparency and improve revenue.MethodsOur working group (BAS) examined many internal procedures, to find out whether relevant information suitable for our purposes lay therein. After the results were collated, it was necessary to select an effective software platform. After a more detailed analysis of all data, it became clear that the implementation of web-services was appropriate. In our institute several such web-based information services had already been developed over the last few years, with which we gained invaluable experience. Moreover, we strived for high acceptance amongst staff members.ResultsBy employing web-services, we attained high effectiveness, transparency and efficient information processing for the user. Furthermore, we achieved an almost maintenance-free and low support system. The aim of the project, making web-based information available to the user from the departmental system MOSAIQ, physician letter system MEDATECR and the central finding server MiraPlus (laboratory, pathology and radiology) were implemented without restrictions.ConclusionDue to widespread use of web-based technology the training effort was effectively nil, since practically every member of staff can master the use of a web-browser. Moreover, we have achieved high acceptance amongst staff members and have improved our effectiveness resulting in a considerable time saving.The many MOSAIQ-specific parts of the system can be readily used by departments which use MOSAIQ as the departmental system.